Inventarisatie huidige situatie
Iedere organisatie heeft een eigen manier van reizen. Samen brengen we de huidige stand van zaken in kaart om te bepalen waar de kansen voor optimalisatie liggen. Met je doelstellingen als uitgangspunt vertalen we onze mobiliteitsoplossingen naar een op maat gemaakt plan. Wij ondersteunen je bij het vormgeven van je nieuwe mobiliteitsbeleid en richten dit direct in binnen de Shuttel-omgeving. Het resultaat? Een vliegende start met een systeem dat vanaf dag één volledig aansluit op je organisatie.
Fase 1: Implementatie
In de eerste fase komen alle gemaakte keuzes en afspraken samen. Een mobiliteitsoplossing invoeren is namelijk meer dan alleen techniek; ook het beleid, de processen en de communicatie moeten vanaf de start goed staan. Daarom hanteren we een implementatieaanpak bij Shuttel, waarbij je wordt begeleid door een vaste implementatiemanager. We adviseren je daarnaast bij de onboarding van je medewerkers met de juiste communicatiemiddelen, zodat je team direct begrijpt wat de verandering voor hen betekent.
Implementatie in de praktijk
Waar moet je precies aan denken bij de implementatiefase? Hieronder worden drie onderdelen genoemd in de praktijk.
Van beleid naar inrichting
We richten het Shuttel-platform in op basis van jouw mobiliteitsbeleid. Denk aan de juiste vergoedingsstructuren, logische workflows en veilige koppelingen met bestaande HR- en salarissystemen.
Zekerheid bij livegang
De vaste implementatiemanager bewaakt de planning en coördineert alle testen. Pas als de dataverwerking klopt, de administratie sluitend is en de rapportages werken, gaan we live. Zo starten je medewerkers gegarandeerd zonder problemen.
Heldere communicatie
Als werkgever ontvang je een compleet onboardingpakket met een implementatiewebsite, communicatiesjablonen en animaties. Ook kunnen we communicatiemiddelen op maat leveren. Precies wat past bij jouw organisatie.
Fase 2: Dagelijks gebruik
Zodra je organisatie live is, verschuift de focus naar dagelijks gebruiksgemak. Je medewerkers kunnen eenvoudig reizen en hun administratie snel bijwerken, terwijl jij als werkgever verzekerd bent van een nauwkeurige verwerking van kosten en vergoedingen. Shuttel biedt hiermee eenvoud aan de voorkant en betrouwbaarheid aan de achterkant. Loop je ergens tegenaan of heb je hulp nodig? Ons Customer Engagement Center staat klaar om je bij elke stap te ondersteunen.
Dagelijks gebruik in de praktijk
In deze fase draait alles om gemak en overzicht. Wat valt er concreet onder de fase dagelijks gebruik? Hieronder delen we dat graag met je.
Gebruiksgemak voor iedereen
Medewerkers reizen met de Shuttel-kaart, laaddruppel of Shuttel-app. Ritten en thuiswerkdagen worden (automatisch) geregistreerd. Medewerkers hebben in hun persoonlijke omgeving direct inzicht in hun reizen, kosten en vergoedingen
Betrouwbaar op de achtergrond
Transacties worden automatisch verwerkt en gecontroleerd. Afwijkingen worden direct gesignaleerd en processen blijven lopen. Zo blijven je data en vergoedingen altijd correct, ook bij beleidswijzigingen of mutaties.
Zelf regelen met ondersteuning waar nodig
Medewerkers kunnen veel zelf oplossen, zoals een gemiste check-out corrigeren of een kaart blokkeren. Goedkeuringsflows verlopen automatisch en snel. Komt je medewerker er niet uit? Dan staat onze supportafdeling direct klaar met persoonlijke hulp. Daarnaast is onze supportwebsite 24/7 beschikbaar.
Fase 3: Continu verbeteren
We weten dat organisaties veranderen. Als werkgever wil je natuurlijk bij de tijd blijven en vernieuwen. Wetgeving, reisgedrag en organisatiedoelen ontwikkelen zich, en het beleid moet daarop aansluiten. Wij bewegen met je mee. Als strategisch partner adviseren wij je proactief over beleidsaanpassingen op basis van actuele relevante data. Met onze PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act-cyclus) zoeken we naar verbeterpunten, concrete acties en suggesties voor beleidsaanpassingen. Samen met jou blijven we continu verbeteren.
Continue verbeteren in de praktijk
Continu verbeteren klinkt als een mooi uitgangspunt, maar hoe doen we dat concreet? Ons Shuttel-platform analyseert wekelijks miljoenen reisbewegingen. Die data vertalen we naar tastbare acties voor jouw organisatie via onderstaande punten.
Meten en spiegelen
We kijken niet alleen naar jouw organisatie, maar spiegelen je ontwikkeling ook aan vergelijkbare organisaties en sectoren. Zo zie je direct waar je uniek scoort of juist kunt optimaliseren.
Vaste evaluatiemomenten en (on)gevraagd advies
We laten je data niet op de plank liggen. Met vaste contactmomenten houden we je mobiliteitsbeleid scherp en toekomstgericht. We adviseren je proactief op elk niveau om kosten te besparen, CO₂ te verlagen en slim in te spelen op wetgeving zoals de pseudo-eindheffing.
Een platform dat meegroeit
Terwijl we je beleid aanscherpen, groeit onze techniek mee. Door automatische updates, nieuwe functionaliteiten en verbeterde koppelingen blijft het platform altijd stabiel, gebruiksvriendelijk en volledig in lijn met de nieuwste wetgeving.
Samen vooruit
Onze werkwijze is erop gericht om de complexiteit van je mobiliteit volledig uit handen te nemen. Van de eerste inventarisatie tot het dagelijkse beheer en de strategische optimalisatie: Shuttel ondersteunt bij elke stap. Zo ontstaat er ruimte voor wat écht belangrijk is binnen je organisatie, terwijl je erop kunt vertrouwen dat alles achter de schermen goed geregeld is. Kortom: wij regelen de randvoorwaarden, zodat je gemakkelijk en duurzaam onderweg blijft. Vandaag, morgen én in de toekomst.
Wil je weten hoe onze werkwijze je organisatie verder kan brengen?
Neem vrijblijvend contact op met één van onze ervaren mobiliteitsadviseurs.