Onbelaste vergoeding voor thuiswerkers

Minder (file)stress
Een van de meest overduidelijke voordelen van thuiswerken is het feit dat veel medewerkers aanmerkelijk minder stress ervaren. Files hoeven niet elke dag doorstaan te worden en werknemers geven aan makkelijker een balans tussen hun werk- en privéleven te vinden. Een groter gevoel van welzijn en vrijheid is een belangrijk voordeel van het bieden van een thuiswerkoptie voor medewerkers binnen je organisatie.

Kostenbesparing
Verder, en dit klinkt wellicht als een dooddoener, maakt een thuiswerkende medewerker geen reiskosten. Hierdoor zal een thuiswerkvergoeding in vrijwel alle gevallen lager uitvallen dan de reiskosten die anders vergoed zouden worden. Verderop in dit artikel gaan we dieper in op de wijziging die het sinds 1 januari 2022 fiscaal nóg aantrekkelijker maakt thuiswerkvergoedingen uit te keren.

Daarbij draagt de thuiswerkoptie ook bij aan je duurzaamheidsbeleid. Het is immers aanmerkelijk makkelijker de CO2-uitstoot binnen je organisatie sterk te doen afnemen als medewerkers structureler vanuit huis werken en niet onderweg hoeven zijn voor hun werk. Zeker met het oog op toenemende nadruk op duurzaamheid en CO2-reductie, is dit bijeffect geen overbodige luxe.

Dat thuiswerken op verschillende niveau’s goed uitpakt voor je organisatie, is evident. Maar hoe vergoed je dit soort dagen? Het Nibud berekende namelijk dat thuiswerken een medewerker gemiddeld € 2 per dag kost. Deze kosten komen voort uit elektriciteits- en waterverbruik en zaken als koffie, thee en wc-papier. Als goede werkgever wil je waarschijnlijk tegemoetkomen in deze kosten.

Onbelast tot 2 euro sinds 1 januari 2022
In 2021 kon een thuiswerkvergoeding alleen onbelast vergoed worden, als er gebruikgemaakt werd van budget uit de vrije ruimte. Een budget dat je waarschijnlijk liever voor andere zaken inzette. Gebruikte je de vrije ruimte niet, dan zou je € 3,80 moeten besteden om een medewerker netto € 2,- uit te keren. Hoewel die € 3,80 waarschijnlijk alsnog minder is dan het de werkgever kost om een werknemer naar het werk te laten reizen, was de geheven belasting allerminst een stimulans voor thuiswerkvergoedingen te noemen.

Het demissionair kabinet realiseerde zich dit ook en heeft sinds 1 januari 2022 de thuiswerkvergoeding onbelast mogelijk gemaakt tot € 2,-. Zo wordt het uitkeren van een thuiswerkvergoeding, net als de onbelaste reiskostenvergoeding tot
€ 0,19 per kilometer, ook fiscaal aantrekkelijker. Naast alle voordelen die thuiswerken je organisatie biedt, verviel per 1 januari dus ook een eventuele fiscale drempel.

Een belangrijke vraag die wellicht rest: hoe houd je de administratie bij?

Meer thuiswerken, minder administratie
Een reële obstakel voor structureel thuiswerken, is de administratie eromheen. Hoe zorg je ervoor dat van al je medewerkers helder is wanneer ze thuiswerkten, zonder dat je er een volledig administratief systeem omheen hoeft op te tuigen?

Met Shuttel heb je de oplossing in handen. Wij ontzorgen je volledig op het gebied van mobiliteit en thuiswerken. Zo kunnen je werknemers hun thuiswerkdagen en gemaakte reizen met Shuttel makkelijk bijhouden. Wij zorgen voor de volledige administratieve afhandeling. Je ontvangt één overzichtelijke factuur voor alle mobiliteitstransacties en krijgt een uitgebreide rapportage met de uit te keren thuiswerk- of reiskostenvergoedingen. Shuttel betekent meer keuzevrijheid voor je medewerkers en minder administratieve rompslomp voor jou als werkgever.