Nederlands: Shuttel vindt de bescherming van persoonsgegevens van essentieel belang. Wij verwerken jouw gegevens dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Met dit privacy statement informeren wij jou over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

English: Shuttel considers the protection of personal data to be a vitally important issue. We therefore process your data with the utmost care. This privacy statement contains information about how we handle personal data. Please find the English Privacy Statement below the Dutch text.

Privacy Statement Nederlands (Dutch)

Laatste wijziging 4 november 2024

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

In dit privacy statement beschrijft Shuttel B.V. (hierna: “Shuttel” of “wij”) hoe zij als verwerkingsverantwoordelijke met jouw persoonsgegevens omgaat. Shuttel is verwerkingsverantwoordelijk voor alle persoonsgegevens die zij zelf verzamelt. Dat zijn met name gegevens die jij aanlevert, zodat jij – via Shuttel – gemakkelijk van verschillende mobiliteitsdiensten gebruik kunt maken, jouw elektrische voertuig kan opladen of gemakkelijk met Shuttel kunt tanken.

Ook beschrijft Shuttel welke gegevens zij ontvangt of deelt met andere (mobiliteits)aanbieders. Voorbeelden van andere (mobiliteits)aanbieders zijn Translink Systems B.V. (“TLS”) voor zakelijke OV-chipkaart, Swapfiets en Greenwheels. Indien één van deze partijen gebruikt maakt van een eigen privacy beleid, wordt dat door deze partijen zelf duidelijk aangegeven. Wil je een compleet overzicht van alle (andere) voorwaarden die van toepassing kunnen zijn? Kijk dan op www.shuttel.nl/algemene-voorwaarden.

2. De diensten van Shuttel

Shuttel integreert, combineert en optimaliseert diensten van mobiliteitsaanbieders via haar eigen platform. Door het Shuttel Platform kun jij gemakkelijk switchen tussen mobiliteitsaanbieders om jouw reis zo vlekkeloos mogelijk te maken. Naast dat Shuttel de tussenpersoon is tussen jou en de mobiliteitsaanbieders, biedt Shuttel ook laadoplossingen aan. Shuttel plaatst laadpalen en geeft laadpassen en/of laaddruppels uit. Shuttel is daarnaast constant op zoek naar nieuwe manieren om (e-)mobility te vernieuwen: in dat kader biedt Shuttel meer diensten ter ondersteuning van jouw reis. Voor een volledig overzicht van welke diensten Shuttel aanbiedt ga je naar www.shuttel.nl. De diensten van Shuttel worden hierna gezamenlijk: “Shuttel Diensten” genoemd.

Shuttel biedt de Shuttel Diensten aan via haar website, (web)applicaties en/of integraties (op andere websites of onder beheer van jouw werkgever). Alle kanalen waarvia Shuttel opereert wordt tezamen aangeduid als het “Shuttel Platform”. Als alleen de (mobiele) applicatie van Shuttel wordt bedoeld, spreken wij over de “Shuttel App”.

4. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die kunnen leiden tot de identificatie van jou als persoon. Dat zijn meestal gegevens die jij over jezelf invult op ons platform, of gegevens over jou die wij verwerken om ervoor te kunnen zorgen dat jij met Shuttel op weg kunt.

5. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens van jou omdat jij gegevens zelf aan ons verstrekt bij het aangaan van een overeenkomst met ons, of wanneer je gebruik maakt van Shuttel Diensten via jouw werkgever. Hierbij ontvangen wij van- en/of verstrekken wij mogelijk gegevens aan (mobiliteits)aanbieders die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Deze aanbieders zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerken en mogelijk aan ons verstrekken. Voor meer informatie over de wijze waarop deze aanbieders jouw persoonsgegevens verwerken en de rechten die je daarbij hebt, verwijzen wij naar de privacyverklaring van de betreffende aanbieders. Shuttel verzamelt zelf onder meer de volgende (categorieën) persoonsgegevens.

a. Gegevens voor het gebruik van mobiliteitsdiensten

De Shuttel Diensten kunnen verschillende mobiliteitsdiensten betreffen, waaronder, maar niet uitsluitend, het openbaar vervoer, het parkeren, de taxi, de OV-fiets, deelauto’s en ritregistratie. Als je met Shuttel een overeenkomst aangaat, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van jou om je een Shuttel kaart ter beschikking te stellen:

• Jouw naam, adres, woonplaats, personeelskenmerk bij de werkgever (indien van toepassing), e-mailadres en telefoonnummer;
• Gegevens van de Shuttel kaart die je gebruikt zoals het kaartnummer, eventuele barcode op de kaart, de eventuele code beschikbaar op de magneetstrip en gegevens op de chip die aanwezig is in de Shuttel kaart; en/of
• Financiële gegevens (bankrekeninginformatie, offerte, facturen).

b. Gegevens voor het gebruik van laadoplossingen
Shuttel verwerkt in het kader van de uitvoering van een overeenkomst met jou of het verlenen van Diensten aan jou de volgende gegevens die als persoonsgegevens kunnen kwalificeren:

• Jouw naam, adres en woonplaats;
• Tijds- en locatiegegevens;
• Merk van jouw voertuig;
• Model van jouw voertuig
• Kenteken van jouw voertuig;
• Technische gegevens aansluiting;
• Verbruiksgegevens;
• Laadpasnummer of ander uniek kenmerk van jouw laadpas/laaddruppel; en/of
• Foto/video van elektriciteitsaansluitingen (bij jou thuis).

c. Gegevens ten opzichte het Shuttel Platform
Als je gebruik maakt van Shuttel Platform of anderszins contact hebt met ons, verwerken wij in het kader van onze dienstverlening de volgende (persoons)gegevens:

• Gegevens die jij gebruikt voor toegang tot het Shuttel Platform, zoals jouw gebruikersnaam, pincode en wachtwoord;
• Gegevens over het gebruik van de aan jou verstrekte Shuttel kaart, zoals jouw naam, adres, woonplaats, locatie, traject, klasse en kosten van een reistransactie. Als licentiehouder van TLS ontvangen wij gegevens over de door jou gemaakte reizen in het openbaar vervoer;
• Gegevens die wij verbinden aan bepaalde patronen, zoals een status in het profiel dat wij over jou opstellen aan de hand van jouw laadgedrag (bijvoorbeeld: de frequentie waarmee je een aankoop of dienst afneemt)
• Jouw communicatievoorkeuren en instellingen;
  Gegevens die wij verwerken om jou een persoonlijk reisadvies te kunnen geven in de Shuttel App, zoals het tijdstip, locatie, traject en kosten van de door jou geplande reistransactie.
• Surfgedrag, vastgesteld aan de hand van onze eigen observaties (cookies);
• Gegevens die betrekking hebben op jouw randapparatuur, zoals een MAC-adres, IP-adres of ander nummer; en/of
• Gegevens die verband houden met jouw gebruik van onze klantenservice.

d. Gegevens die wij ontvangen van bij ons aangesloten (mobiliteits)aanbieders
Wij ontvangen gegevens van andere (mobiliteits)aanbieders die verband houden met de Shuttel Diensten. Wij kunnen deze gegevens samen aan de gegevens van de Shuttel kaart koppelen en gebruiken voor het Shuttel Platform. Zo kunnen wij bijvoorbeeld transacties van inchecken en uitchecken aan elkaar koppelen om de gegevens van een (volledige) reis te tonen op het Shuttel Platform.

De gegevens die wij van de (mobiliteits)aanbieders kunnen ontvangen en noodzakelijk zijn voor de dienstverlening, zijn onder andere:

• Het tijdstip, locatie, traject, klasse en kosten van een reistransactie. Deze gegevens van het gebruik van de aan jou verstrekte Shuttel kaart zijn niet gelimiteerd tot reis- en gebruikstransacties, maar kunnen ook service- en verkooptransacties omvatten;
• Gegevens met betrekking tot ritregistraties en andere mobiliteitsdiensten waaronder, maar niet uitsluitend, de locatie, het traject, de reisduur, begintijd, eindtijd, snelheid, datum en afstand van jouw reis die je hebt gemaakt met jouw Shuttel kaart.

e. Gegevens die worden verwerkt via de locatievoorzieningen in de Shuttel App
Als gebruiker van de Shuttel Diensten kun je gebruik maken van de Shuttel App. Voor een aantal functionaliteiten in de Shuttel App wordt gebruik gemaakt van jouw locatiegegevens. Om gebruik te kunnen maken van diverse locatie functionaliteiten in de Shuttel App, dien je toestemming te geven voor de verwerking van jouw locatiegegevens. Zodra je toestemming voor het gebruik van jouw locatiegegevens hebt verleend worden jouw reisbewegingen geregistreerd middels het opslaan van:

• de coördinaten langs jouw afgelegde route.

Deze coördinaten worden enkel gebruikt voor het berekenen van de afstand tussen het punt waar je de tracker start en stopt. Na het stoppen van de tracker worden jouw coördinaten verwijderd. Enkel het begin- en eindpunt en de afstand worden vastgelegd en getoond als rit.

5. Verwerking: grondslagen en gerechtvaardigde belangen

De verwerking van jouw persoonsgegevens door Shuttel vindt plaats op basis van de volgende verwerkingsgrondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

a. Toestemming;
b. Uitvoering van een overeenkomst met jou;
c. Wettelijke verplichting; en/of
d. Gerechtvaardigd belang van Shuttel of een derde.

Jouw toestemming, zoals bedoeld onder a, vloeit met name voort uit het accepteren van onze voorwaarden en dit privacy statement. Shuttel streeft ernaar om zo compleet mogelijk te zijn in haar voorwaarden en privacy statement ten aanzien van welke gegevens wij van jou. Het kan echter ook zijn dat wij aanvullende gegevens van jou nodig hebben die niet in de voorwaarden of het privacy statement vermeld staan, maar wel benodigd zijn om jou de Shuttel Diensten aan te kunnen bieden: deze gegevens worden verzameld onder de grond van het uitvoeren van de overeenkomst (onder b). De gerechtvaardigde belangen vermeld onder d zijn onder andere: beveiliging, misdaad preventie, IT-beheer, onderzoek en analyse naar eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken en intern beheer van persoonsgegevens.

De doeleinden voor het verwerken van jouw persoonsgegevens
Bij de verwerking van jouw persoonsgegevens gaan wij zorgvuldig te werk. Wij gebruiken alleen die gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de Shuttel Diensten. Hieronder kun je specifieker lezen voor welke doeleinden Shuttel persoonsgegevens verwerkt.

Doeleinden voor mobiliteitsoplossingen

• De aanvraag, uitgifte en verzending van de Shuttel kaart en het verstrekken van een nieuwe Shuttel kaart wanneer een bestaande kaart defect raakt of verloren of gestolen is;
• Het verzorgen van de administratie van de Shuttel kaart voor financiële en fiscale verplichtingen, inclusief het (verzameld) factureren van het gebruik van de Shuttel kaart;
• Het aan de kaarthouder en/of werkgever in rekening brengen van kosten van het gebruik van de zakelijke OV-chipkaart;
• Het communiceren met en informeren van jou en/of je werkgever en het verlenen van service (bijvoorbeeld via de servicedesk);
• Het verwerken van, en door middel van managementinformatie rapporteren over, transacties en reisbewegingen gemaakt met de Shuttel kaart aan jou en/of je werkgever;
• Het automatisch opladen van het saldo op jouw zakelijke OV-chipkaart;
• Het verschaffen van inzicht aan de kaarthouder en/of werkgever van de gemaakte transacties en daarmee gemoeide kosten; en/of
• Het verlenen van service aan de kaarthouder, bijvoorbeeld in geval van verlies en diefstal van de zakelijke OV-chipkaart.

Doeleinden voor laadoplossingen

• Het uitbrengen van een offerte voor een laadoplossing aan jou of jouw werkgever.
• Het plaatsen van een laadpaal bij jou voor de deur, of een plaats die jij met ons en/of jouw werkgever hebt afgesproken;
• Het contact op nemen met jou om de laadpaal te (doen laten) plaatsen;
• Het uitgeven van een laaddruppel en/of laadpas;
• Het aflezen van jouw energieverbruik, zodat wij dit bij jou of jouwe werkgever in rekening kunnen brengen;
• Het onderhouden van jouw laadpaal, laaddruppel en/of laadpas;
• Het analyseren van het gebruik van jouw laadpaal, laaddruppel en/of laadpas.

Algemene doeleinden met betrekking tot Shuttel Diensten

• Het informeren van jouw werkgever of andere mobiliteitsaanbieders wanneer het gaat om het leveren van de Shuttel Diensten;
• Het afhandelen van bestellingen (inclusief facturering), het verwerken in financiële administraties en de logistieke afhandeling;
• Het bieden van klantenservice inclusief service rondom het kopen van diensten en producten, het afhandelen van klachten en verzoeken;
• Het in bepaalde gevallen onderhouden van communicatie met tot ons netwerk behorende servicepartners om proactief contact met gebruikers op te nemen in het kader van gebreken of storingen;
• Het uitvoeren van marktonderzoek, waaronder het meten van klanttevredenheid, om onze bedrijfsvoering, merken, diensten en producten te verbeteren;
• Het (verder) ontwikkelen en verbeteren van nieuwe en bestaande producten en diensten;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, beslechting van geschillen en handhaving van onze rechten en overeenkomsten;
• Het verbeteren van datakwaliteit met behulp van adresvalidatie-technieken; en/of
• Het analyseren van cookies van onze websites. Dit doen wij om de inhoud van onze communicatie zo goed mogelijk op jouw persoonlijke voorkeur af te stemmen.

Het delen van jouw gegevens met derden
Shuttel deelt jouw persoonsgegevens met derden in de volgende gevallen:

• Jouw gegevens worden – indien noodzakelijk – door Shuttel gedeeld met je werkgever, zodat je werkgever deze gegevens kan gebruiken om je rekening te voldoen en inzicht te krijgen in je zakelijke reisbewegingen.
• Wij verstrekken jouw persoonsgegevens aan TLS ten behoeve van de vervaardiging en verzending van de zakelijke OV-chipkaart. Wij hebben hiervoor een overeenkomst gesloten met TLS. De zakelijke OV-chipkaart wordt op basis van deze overeenkomst uitgegeven.
• Wij delen jouw persoonsgegevens met (andere) mobiliteitsaanbieders en servicepartners uit het distributienetwerk van Shuttel om ervoor te zorgen dat jij gebruik kan maken van alle bijbehorende diensten;
• Wij zijn genoodzaakt jouw persoonsgegevens te delen als wij wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens aan derden te verstrekken;
• Wij zullen jouw gegevens delen met derden als wij een vermoeden hebben van een schending van de rechten van derden, van strafbare feiten of van misbruik. Wij delen deze gegevens met partijen die daarbij een gerechtvaardigd belang hebben of aan instanties die het algemeen belang dienen, zoals, maar niet uitsluitend, het Openbaar Ministerie of (markt)toezichthouders;
• Shuttel kan jouw gegevens ook delen met anderen voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, of vanwege gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, zoals het voeren van een centrale administratie of klantenservice, en het analyseren van onze dienstverlening aan jou;
• Jouw gegevens kunnen worden gedeeld met partijen die ons assisteren in haar dienstverlening en geen verwerker zij (bijvoorbeeld onze accountants en (juridisch) adviseurs);
• De situatie kan zich voordoen dat Shuttel, in geval van verkoop van bedrijfsactiviteiten of aandelen van Shuttel, jouw gegevens moet overdragen aan een nader te bepalen partij, als dit noodzakelijk is om de dienstverlening aan de klanten van Shuttel te kunnen voortzetten en te garanderen.

Shuttel gebruikt ook diensten van derde partijen die fungeren als ‘verwerkers’ of ‘sub verwerkers’, bijvoorbeeld hosting- dienstverleners en onderzoeksbureaus. Indien deze derden conform toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving worden aangemerkt als verwerker, zal Shuttel schriftelijke afspraken maken met deze derden. Deze dienstverleners zullen persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de instructies en onder de controle van Shuttel.

Als persoonsgegevens naar een ontvanger in het buitenland worden verzonden, gebeurt dit doorgaans alleen naar een ontvanger in een land dat volgens de Europese Commissie een voor persoonsgegevens passend beschermingsniveau biedt. Als persoonsgegevens naar een ontvanger in een land worden verstuurd dat geen passend beschermingsniveau biedt, zal Shuttel ervoor zorgen dat de wettelijk vereiste waarborgen worden genomen. Indien je nadere informatie wenst te ontvangen over de doorgifte van jouw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, kan je contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming.

Het bewaren van jouw gegevens
Shuttel bewaart jouw persoonsgegevens voor zolang als dat nodig of toegestaan is binnen het kader van de in dit Privacy statement beschreven doeleinden en in overeenstemming met het toepasselijk recht. Tot de criteria die worden gebruikt om onze opslagtermijn te bepalen behoren:

• De duur van de tijd waarin we een lopende relatie met jou hebben en de diensten aan jou leveren (bijvoorbeeld, zolang als jij een account bij ons hebt of gebruik blijft maken van onze diensten);
• Of er een wettelijke verplichting bestaat waaraan wij moeten voldoen (bepaalde wetten vereisen bijvoorbeeld dat wij onze transacties gedurende een bepaalde tijd bewaren voordat wij deze kunnen verwijderen);
• Of bewaren wenselijk is gezien onze juridische positie (zoals ten aanzien van verjaringstermijnen, geschillen of onderzoeken door verordenende instanties).

Het in kaart brengen websitebezoek (cookies e.d.)
Wanneer je onze websites, diensten, applicaties, communicatiemiddelen (zoals e-mail) en tools bezoekt of gebruikt, kunnen wij cookies, web beacons en andere soortgelijke technologieën inzetten. Dit doen we met het doel om jou zowel een veilige als optimale gebruikerservaring te bieden. We streven naar transparantie over het gebruik van cookies en soortgelijke technologieën, terwijl we tegelijkertijd jouw privacy en veiligheid garanderen.

a. Algemeen gebruik van cookies op Shuttel.nl:

• Commerciële website: Onze hoofdwebsite, Shuttel.nl, dient als het commerciële gezicht van ons bedrijf en maakt gebruik van verschillende technologieën zoals cookies en web beacons om informatie te verzamelen. Het is belangrijk te benadrukken dat Shuttel.nl primair geen integraal onderdeel vormt van onze dienstverlening aan gebruikers.
• Doel: Deze technologieën worden ingezet om onze advertenties aan te passen en jou een verbeterde, snellere, en veiligere ervaring te bieden.
• Cookiebeleid: Je hebt de mogelijkheid om het gebruik van cookies af te wijzen. Voor een gedetailleerde uitleg over hoe wij cookies gebruiken, verwijzen we je naar ons cookiebeleid op https://www.shuttel.nl/nl/cookies/.
• Navigatie: Shuttel.nl wordt vaak gebruikt als een toegangspoort door gebruikers om naar de “Mijn Omgeving” en de supportwebsite te navigeren. Dit zorgt voor een soepele doorstroom naar de diensten die ze nodig hebben.
• Personalisatie en advertenties: Hoewel navigatie door cookies wordt bijgehouden, filteren we bewust deze data om te voorkomen dat je op basis hiervan advertenties krijgt aangeboden. Ons doel is om een naadloze ervaring te bieden die zowel gebruiksvriendelijk als respectvol is naar jouw privacy.
• Verantwoordelijkheid: Hoewel onze website links naar externe sites kan bevatten, nemen we proactieve stappen om jouw privacy te beschermen bij de overgang naar onze dienstverlenende sites. We adviseren je om de privacyverklaringen van externe sites te raadplegen voor meer informatie.

b. Dienstverlenende websites: Shuttel Mijn-omgeving en support website

• Onderdeel van onze dienstverlening: De websites mijn.shuttel.nl, support.shuttel.nl en implementatie.shuttel.nl zijn essentiële onderdelen van onze service aan jou. Deze platforms zijn ontworpen om jou te ondersteunen met de informatie en hulp die je nodig hebt.
• Essentiële Cookies: Op deze domeinen gebruiken we alleen essentiële cookies. Deze zijn noodzakelijk voor de werking van de websites, en zorgen ervoor dat je efficiënt kunt navigeren en toegang krijgt tot verschillende functies, zoals beveiligde gebieden.

Jouw rechten, waaronder het recht om bezwaar te maken
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en aan wie wij jouw persoonsgegevens hebben verstrekt. Ook heb je het recht informatie te verkrijgen over de aan jou verstrekte zakelijke OV-chipkaart. Als je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, heb je ook het recht om deze weer in te trekken.

Indien jij de door ons verwerkte persoonsgegevens wilt inzien, corrigeren, bijwerken, beperken of verwijderen, bezwaar wilt maken tegen de verwerking van persoonsgegevens of tegen direct marketing, of als je een elektronische kopie van jouw persoonsgegevens wilt ontvangen om die aan een ander bedrijf door te geven (voor zover dit recht op gegevensoverdracht door de toepasselijke wetgeving aan jou wordt verstrekt) kun je contact met onze klantenservice opnemen via de contactgegevens zoals vermeld onder artikel 13. Wij verzoeken je in je aanvraag zo duidelijk mogelijk te beschrijven op welke persoonsgegevens je verzoek betrekking heeft. We zullen zo snel als redelijkerwijs uitvoerbaar maar in elk geval binnen de wettelijk vereiste termijnen op jouw verzoek reageren. Tot slot heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je kunt jouw rechten slechts uitoefenen voor zover de wet je deze rechten toekent. Om er zeker van te zijn dat een verzoek door jou zelf is gedaan, kunnen wij vragen om een kopie van jouw identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Dit vragen wij alleen als we dit noodzakelijk achten om jou te kunnen identificeren en verzoeken wij ook om op deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone; de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken. De kopie van jouw identiteitsbewijs vernietigen wij direct nadat wij jou hebben geïdentificeerd.

Beveiliging en bescherming van gegevens
Shuttel past passende beveiligingsmaatregelen toe om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging zoveel mogelijk tegen te gaan. Shuttel heeft zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen, zoals het toepassen van versleutelingstechnieken. Deze beveiligingsmaatregelen worden periodiek herzien op basis van dreigingen.

Contact en Functionaris voor Gegevensbescherming
Shuttel is statutair gevestigd te Zuiderinslag 2, 3833 BP in Leusden en houdt kantoor aan de Stationsplein 1 E, 3818 LE Amersfoort. Voor vragen en/of opmerkingen met betrekking tot dit privacy statement kun je contact opnemen met:

• Shuttel B.V.
• T.a.v.: Klantenservice
• Stationsplein 1 E
• 3818 LE Amersfoort
• Tel. 033 30 34 600
• advies@shuttel.nl

De functie Functionaris voor Gegevensbescherming bij Shuttel wordt ingevuld door de privacy afdeling van Pon Holdings B.V. (“Pon”); het moederbedrijf van Shuttel. Pon is bereikbaar per e-mail via privacy@pon.com en per post via bovenstaand adres (t.a.v. ‘Privacy Officer’).

Wijzigingen
De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, en de samenstelling of hoeveelheid van gegevens die wij verwerken, kan wijzigen. Daarom behouden wij ons het recht voor dit privacy statement aan te passen. Je zult indien noodzakelijk op de hoogte worden gebracht van een wijziging. In dit Privacy Statement wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven.

Privacy Statement English

Last amendent November 4th, 2024

1. Who is responsible for processing your data?

In this privacy statement, Shuttel B.V. (hereinafter: ‘Shuttel’ or ‘we‘) describes how it handles your personal data as a data controller. Shuttel is the data controller for all the personal data it collects itself. In particular this means the data you provide so that you can – via Shuttel – easily use various mobility services or refuel, or charge your electric vehicle.

Shuttel also describes which data it receives from, or shares with, other (mobility) providers. Examples of other (mobility) providers include Translink Systems B.V. (‘TLS‘) for the public transport chip card for business, Swapfiets and Greenwheels. If any of these parties use their own privacy policies, this will be clearly stated by these parties themselves. If you would like a complete overview of all (other) terms and conditions which may be applicable, please visit www.shuttel.nl/algemene-voorwaarden.

2. Shuttel’s services

Shuttel uses its own platform to integrate, combine and optimise services from mobility providers. The Shuttel Platform allows you to switch easily between mobility providers to give you the smoothest journey possible. Besides being the intermediary between you and mobility providers, Shuttel also offers charging solutions. Shuttel installs charging stations and issues charging cards and/or charging fobs. Shuttel is also constantly looking for new ways to innovate (e-)mobility and, in that context, Shuttel offers additional services to support your journey. For a full overview of the services Shuttel offers, please visit www.shuttel.nl. Shuttel’s services are referred to collectively below as: ‘Shuttel Services’.

Shuttel offers the Shuttel Services via its website, (web) applications and/or integrations (on other websites or as managed by your employer). All the channels via which Shuttel operates are collectively referred to as the ‘Shuttel Platform‘. If we only want to refer to Shuttel’s (mobile) application, we use the term ‘Shuttel App‘.

3. What is personal data?

Personal data is data that can lead to the identification of you as a person. This is usually data about yourself that you enter on our platform, or data about you that we process to ensure that you can get started on your Shuttel journey.

4. The personal data we process

We process personal data about you because you provide data to us yourself when entering into an agreement with us, or when you use Shuttel Services via your employer. In doing so we may receive data from – and/or provide data to – (mobility) providers which is necessary for our services. These providers are data controllers for the personal data they process and possibly provide to us. For more information on how these providers process your personal data and the rights you have when they do so, please refer to the respective providers’ privacy statements. The following categories of personal data are processed:

a. Data for the use of mobility services
The Shuttel Services may involve various mobility services including, but not limited to, public transport, parking, taxi, the public transport bike (OV fiets), car sharing and journey registration. If you enter into an agreement with Shuttel, we will process the following personal data from you in order to provide you with a Shuttel card:

• Your name, address, place of residence, personnel identification details used by your employer (if applicable), email address and telephone number.
• Details of the Shuttel card you use, such as the card number, any barcode on the card, any code available on the magnetic strip and details on the chip present in the Shuttel card and/or
• Financial data (bank account information, financing applications, offers, invoices).

b. Data required when using charging solutions
Shuttel processes the following data, which may qualify as personal data, in the context of executing an agreement with you, or providing Services to you:

• Your name, address and place of residence.
• Time and location data.
• Your vehicle’s make.
• Your vehicle’s model.
• Your vehicle’s registration number.
• Technical connection-related data.
• Consumption data.
• Charging card number or another unique identifier of your charging card/charging fob and/or
• Photo/video of electricity connections (in your home).

c. Data related to using the Shuttel Platform
If you use the Shuttel Platform or otherwise have contact with us, we will process the following (personal or other) data within the framework of our services:

• Data you use to access the Shuttel Platform, such as your username, PIN and password.
• Data on the use of the Shuttel card issued to you, such as your name, address, place of residence, location, route, class and cost of a travel transaction. As a TLS licensee we receive data on your journeys by public transport.
• Data which we link to certain patterns, such as a status in the profile that we draw up about you on the basis of your charging behaviour (for example the frequency with which you make a purchase or pay for a service).
• Your communication preferences and settings.
• Data we process to provide you with personalised travel advice in the Shuttel App, such as the time, location, route and cost of your planned travel transaction.
• Surfing behaviour, established on the basis of our own observations (cookies).
• Data relating to your peripherals, such as a MAC address, IP address or other number and/or
• Data relating to your use of our customer service.

d. Data we receive from (mobility) providers affiliated with us
We receive data from other (mobility) providers which is related to the Shuttel Services. We can link this data together with the Shuttel card data and use it for the Shuttel Platform. We can, for example, link check-in and check-out transactions to display the details of a journey (whether it is completed or not) on the Shuttel Platform.

The data which we may receive from the (mobility) providers and which is necessary for the provision of services include:

• The time, location, route, class and cost of a travel transaction. This data on the use of the Shuttel card issued to you is not limited to travel and usage transactions, but may also include service and sales transactions.
• Data relating to journey records and other mobility services including, but not limited to, the location, route, journey duration, start time, end time, speed, date and distance of your journey made with your Shuttel card.

e. Data processed via the location facilities in the Shuttel App
As a user of Shuttel Services, you are able to use the Shuttel App. A number of functionalities in the Shuttel App use your location data. In order to use various location functionalities in the Shuttel App, you need to consent to the processing of your location data. As soon as you have granted your consent for the use of your location data, your travel movements will be recorded by storing the following:

• The coordinates along your travelled route.

These coordinates are only used to calculate the distance between the point where you start and stop the tracker. After stopping the tracker, your coordinates will be deleted. Only the start and end points and the distance are recorded and shown as a journey.

5. Processing: grounds and legitimate interests

Shuttel’s processing of your personal data takes place on the basis of the following processing grounds referred to in Article 6 of the General Data Protection Regulation (GDPR):

a. Permission.
b. Execution of an agreement with you.
c. Legal obligation and/or
d. A legitimate interest of Shuttel or a third party.

Your consent, as referred to under a, results primarily from your acceptance of our terms and conditions and this privacy statement. Shuttel aims to be as comprehensive as possible in its terms and conditions and privacy statement regarding which data we collect from you. However, we may also need additional data from you which is not mentioned in the terms and conditions or the privacy statement, but which is required to provide you with the Shuttel Services. This data is collected in order to fulfil the agreement (under b). The legitimate interests referred to under d include security, crime prevention, IT management, research and analysis of own products or services, corporate governance, legal affairs and the internal management of personal data.

6. The purposes for which your personal data is processed

We take great care when processing your personal data. We only use the data necessary to perform the Shuttel Services. Below you can read more specifically about the purposes for which Shuttel processes personal data.

Purposes relating to mobility solutions

• Applying for, issuing and dispatching the Shuttel card and providing a new Shuttel card when an existing card becomes defective, or is lost or stolen.
• Arranging the administration of the Shuttel card in connection with financial and tax obligations, including (collective) invoicing for the use of the Shuttel card.
• Charging the cardholder and/or employer for the use of the public transport chip card for business.
• Communicating with, and informing you and/or your employer, and providing a service (e.g. via the service desk).
• Processing of, and reporting using management information on, transactions and travel movements made with the Shuttel card to you and/or your employer.
• Automatically recharging the balance on your public transport chip card for business.
  – Providing insight to the cardholder and/or employer of the transactions made and associated costs and/or
• Providing a service to the cardholder, e.g. in case of loss and theft of the public transport chip card for business.

Purposes relating to charging solutions

• Providing you or your employer with a quote for a charging solution.
  – Installing a charging station on your doorstep, or at a location you have agreed with us and/or your employer.
• Contacting you to install the charging station, or have it installed.
• Issuing a charging fob and/or charging card.
• Reading your energy consumption so that we can charge it to you or your employer.
• Maintaining your charging station, charging fob and/or charging card.
• Analysing the use of your charging station, charging fob and/or charging card.

General purposes relating to Shuttel Services

• Informing your employer or other mobility providers when it comes to providing the Shuttel Services.
• Dealing with orders (including invoicing) and the necessary processing in terms of financial records and logistics.
• Providing customer service, including service relating to purchasing services and products and dealing with complaints and requests.
• Maintaining communications, in certain instances, with service partners that belong to our network in order to contact users proactively in the context of defects or malfunctions.
• Conducting market research, including measuring customer satisfaction, to improve our operations, brands, services and products.
• Developing (further) and improving new and existing products and services.
• Fulfilling statutory obligations, settling disputes and upholding our rights and agreements.
• Improving data quality by carrying out address and postcode checks and/or
• Analysing cookies from our websites. We do this to ensure optimal alignment of the content of our communications with your personal preferences.

Sharing your data with third parties

Shuttel shares your personal data with third parties in the following instances:

• Shuttel will share your data with your employer – if necessary – so that your employer can use this data to settle your bill and gain an insight into your business travel movements.
• We provide your personal data to TLS for the purpose of manufacturing and dispatching the public transport chip card for business. We have entered into an agreement with TLS for this purpose. The public transport chip card for business is issued on the basis of this agreement.
• We share your personal data with (other) mobility providers and service partners from Shuttel’s distribution network to ensure that you can use all associated services.
• We are required to share your personal data if we are legally obliged to provide personal data to third parties.
• We will share your data with third parties if we suspect a violation of third-party rights, criminal offences or misuse. We share this data with parties that have a legitimate interest in doing so, or with bodies that serve the public interest, such as, but not exclusively, the Public Prosecution Service or (market and other) regulators.
• Shuttel may also share your data with others for the execution of an agreement with you, or because of legitimate business interests, such as keeping central records or customer service and analysing the service we provide to you.
• Your data may be shared with parties that assist us with the provision of services, without them being processors (e.g. our accountants and advisers, including legal ones).
• The situation may arise that Shuttel, in the event of a sale of business activities or shares of Shuttel, must transfer your data to a party to be determined, if this is necessary to continue and guarantee the provision of services to Shuttel’s customers.

Shuttel also uses third-party services that act as ‘processors’ or ‘sub-processors’, for example hosting service providers and research agencies. If these third parties are designated as processors in accordance with applicable data protection laws, Shuttel will enter into written agreements with them. These service providers will process personal data only in accordance with Shuttel’s instructions and under its control.

If personal data is sent to a recipient abroad, it will usually only be sent to a recipient in a country that, according to the European Commission, provides an adequate level of protection for personal data. If personal data is sent to a recipient in a country that does not provide an adequate level of protection, Shuttel will ensure that the legally required safeguards are in place. If you wish to receive further information on the transfer of your personal data to countries outside the European Economic Area, please contact our Data Protection Officer.

Retention of your data
Shuttel retains your personal data for as long as necessary or permitted within the scope of the purposes described in this Privacy Statement and in accordance with applicable law. The criteria used to determine our retention period include:

• the length of time during which we have an ongoing relationship with you and provide the services to you (for example, as long as you have an account with us or continue to use our services);
• whether there is a legal obligation we have to fulfil (e.g. certain laws require us to keep our transactions for a certain period of time before we can delete them);
• whether retention is desirable given our legal position (such as with regard to limitation periods, disputes, or investigations by regulatory bodies).

Keeping track of website traffic (cookies etc.)
When you visit or use our websites, services, applications, communications (such as email) and tools, we may deploy cookies, web beacons and other similar technologies. We do this with the aim of providing you with both a safe and optimal user experience. Our aim is to ensure transparency regarding the use of cookies and similar technologies, while guaranteeing your privacy and security.

a. General use of cookies on Shuttel.nl:

• Commercial website: Our main website, Shuttel.nl, serves as the commercial face of our company and uses various technologies such as cookies and web beacons to collect information. It is important to stress that, primarily, Shuttel.nl is not an integral part of our service to users.
• Purpose: These technologies are used to customise our ads and provide you with an improved, faster and safer experience.
• Cookie policy: You can choose to reject the use of cookies. For a detailed explanation of how we use cookies, please see our cookie policy at https://www.shuttel.nl/nl/cookies/.
• Navigation: Shuttel.nl is often used as a gateway by users to navigate to the ‘My Environment’ (Mijn Omgeving) and the support website. This ensures a smooth transition to the services they need.
• Personalisation and advertisements: Although navigation is tracked by cookies, we deliberately filter this data so that it is not used as a basis for presenting you with advertisements. Our goal is to provide a seamless experience that is both user-friendly and respects your privacy.
• Responsibility: Although our website may contain links to external sites, we take proactive steps to protect your privacy when transitioning to our service sites. We advise you to consult the privacy statements of external sites for more information.

B. Service websites: My Environment (Mijn Shuttel-Omgeving) and support website:

• Part of our service: The websites mijn.shuttel.nl, support.shuttel.nl and implementatie.shuttel.nl are essential parts of the service we provide to you. These platforms are designed to support you with the information and help you need.
• Essential Cookies: We use only essential cookies on these domains. These are necessary for the operation of the websites and allow you to navigate and gain access efficiently to various features, such as secure areas.

Your rights, including your right to object
You have the right to know which of your personal data we record and to whom we have issued it. You also have the right to obtain information about the public transport chip card for business issued to you. If you have given your consent to the processing of your personal data, you also have the right to withdraw that consent.

If you wish to access, correct, update, limit or delete the personal data processed by us, object to the processing of personal data or to direct marketing, or if you wish to receive an electronic copy of your personal data in order to transfer it to another company (insofar as this right to data transfer is provided to you by applicable law), you can contact our customer service team using the contact details set out in Article 13. Please describe as clearly as possible in your request which personal data your request relates to. We will respond to your request as soon as reasonably practicable, but in any case by the deadlines required by law. Lastly, you have the right to submit a complaint to the Dutch Data Protection Authority (Authoriteit Persoonsgegevens).

You can only exercise your rights insofar as these rights are assigned to you by law. In order to be sure that a request is being made by you, we may ask you to submit a copy of your identity document along with the request. We will only ask this if we consider it necessary to be able to identify you and on this copy you should also render the passport photo, MRZ (machine readable zone; the strip of numbers at the bottom of the passport), the passport number and your Citizen Service Number (BSN) unrecognisable. We will destroy the copy of your identity document immediately after we have identified you.

Privacy and protection of personal data
Shuttel applies appropriate security measures to prevent misuse, loss, unauthorised access, unwanted publication and unlawful amendment wherever possible. Shuttel has taken both technical and organisational measures to secure your personal data, such as applying encryption techniques. These security measures are reviewed periodically based on threats.

Data Protection Officer contact details
Shuttel has its registered office at Zuiderinslag 2, 3833 BP in Leusden and its offices are located at Stationsplein 1 E, 3818 LE Amersfoort. For questions and/or comments regarding this privacy statement, please contact:

• Shuttel B.V.
• Attn: Customer Service
• Stationsplein 1 E
• 3818 LE Amersfoort
• Tel. +31 (0)33 30 34 600
• advies@shuttel.nl

The Data Protection Officer position at Shuttel is appointed by the privacy department of Pon Holdings B.V. (‘Pon’), which is Shuttel’s parent company. Pon can be reached by email at privacy@pon.com and by post at the above address (attn: ‘Privacy Officer’).

Changes
The way we process personal data, and the composition or amount of data we process, may change. That is why we reserve the right to amend this privacy statement. You will be notified of any change as necessary. This Privacy Statement always indicates the latest date of amendment.