Kindergarden heeft 70+ vestigingen en tóch eenvoudige administratie voor hun mobiliteitsbeleid

Ruim 2.200 medewerkers van Kindergarden verspreid over meer dan 70 vestigingen reizen elke dag op hun eigen manier naar werk. Dankzij Shuttel is dat eenvoudig geregeld. De medewerkers ervaren flexibiliteit en HR houdt grip op de administratie en kosten. Daphne Bossenbroek, HR Business Partner bij Kindergarden, vertelt over hoe de samenwerking met Shuttel zorgt voor eenvoudige administratie van hun mobiliteitsbeleid in de praktijk.

Kindergarden is een van de grotere kinderopvangorganisaties van Nederland. Dagelijks staan de medewerkers klaar voor alle baby’s, dreumesen, peuters op het kinderdagverblijf en basisschoolleerlingen op de BSO, in een veilige en vertrouwde omgeving. “Onze collega’s moeten zich volledig kunnen richten op de kinderen”, vertelt Daphne. “Het vergoeden van reiskosten moet zo makkelijk mogelijk zijn en zo min mogelijk tijd kosten.”

De cao-wijziging rondom de verplichte kilometervergoeding van 23 cent voor fietsen en wandelen was voor Kindergarden hét moment om hun mobiliteitsbeleid onder de loep te nemen. Samen met adviesorganisatie Breikers werd het beleid inhoudelijk vernieuwd, met extra aandacht voor de pijlers duurzaamheid en vitaliteit.

“Beleid op papier is stap één”, legt Daphne uit. “Maar om het beleid uit te voeren, hadden we een partner nodig die het administratieve stuk slim kon inrichten.” Na een zorgvuldig tendertraject viel de keuze op Shuttel.

Voorheen schoten medewerkers hun reiskosten voor en dienden ze losse declaraties in. Denk aan declaraties voor woon-werkritten of losse OV-declaraties. Een tijdrovend proces voor zowel de medewerker als voor de HR-afdeling. “Declaraties kwamen los binnen bij HR en moest handmatig worden gecontroleerd”, geeft Daphne aan. Met Shuttel is dat grotendeels verleden tijd.

Medewerkers regelen hun mobiliteit nu eenvoudig via enkele klikken per maand in de Shuttel Mobiliteitsapp of Mijn Shuttel-omgeving. De declaraties worden nu niet meer gecontroleerd door de HR-afdeling, maar reistransacties (eigen vervoer, OV, parkeren, etc.) belanden automatisch in de goedkeuringsflow. Alle woon-werk transacties die volgens reguliere patronen plaatsvinden worden automatisch goedgekeurd. Is er iets bijzonders aan de hand met de reis, bijvoorbeeld een rit laat in de avond, in het weekend of met hoge parkeerkosten, dan wordt deze in de goedkeuringsflow getoond aan de manager, die de rit goed- of afkeurt. Zo ontstaat een efficiënt proces waarin de administratie van alle woon-werkreizen minder tijd kost. Keurt de manager een transactie af? Dan ontvangt de medewerker deze retour met een opmerking, om alsnog op een juiste manier te verwerken. Een effectief proces, volgens Daphne. “We horen er weinig meer over en dat is een goed teken. Het systeem is intuïtief en werkt goed, voor iedereen.”

Met ruim 2.200 medewerkers en regelmatige mutaties, was een koppeling tussen het personeelsbestand van Kindergarden in AFAS met de Mijn Shuttel-omgeving een harde eis. Dankzij deze koppeling worden alle medewerker mutaties automatisch doorgegeven en heeft Kindergarden geen omkijken naar bijvoorbeeld het uitgeven van mobiliteitskaarten aan nieuwe medewerkers. “Nieuwe collega’s, uitdiensttredingen of wijzigingen van mobiliteitsgroep worden automatisch doorgezet naar Shuttel”, legt Daphne uit. “Dat scheelt onze HR-support afdeling tijd en voorkomt fouten.” Wordt een nieuwe medewerker geregistreerd in het personeelsbestand? Dan ontvangt deze persoon automatisch een uitnodiging om zich te registreren voor Shuttel.

De implementatie van Shuttel werd door Kindergarden als gestructureerd en persoonlijk ervaren. “We zijn stap voor stap meegenomen door het hele proces. Van het inregelen van mobiliteitsgroepen en de communicatie richting onze collega’s tot praktische ondersteuning bij de livegang”, vertelt Daphne.

Shuttel leverde communicatiematerialen, een duidelijke implementatiepagina en live demo’s voor de managers. “Voor de pedagogisch professionals is het lastiger om bij een live demo aanwezig te zijn omdat zij op de groep staan. Voor hen waren er handige video’s, zodat iedereen goed voorbereid aan de slag kon met Shuttel.”