Soepele en snelle implementatie van een effectief nieuw mobiliteitsbeleid bij GS1

Ter voorbereiding op de verhuizing naar een nieuw kantoorpand ontwikkelde GS1 een ambitieus mobiliteitsbeleid. Met Shuttel als mobiliteitspartner werd dit mobiliteitsbeleid snel en effectief in de praktijk gebracht. Het resultaat: meer flexibiliteit voor medewerkers en minder administratielast voor HR. In deze klantervaring deelt Jojan Zwager, mede-ontwikkelaar van het beleid, haar ervaringen met Shuttel.

GS1 ontwikkelt wereldwijde standaarden voor productdata. Als neutrale non-profit organisatie werkt GS1 samen met deelnemers en partners aan een universeel systeem voor productherkenning en datadeling. Voor ziekenhuizen en retailers tot voedselproducenten en kledingmerken. GS1 streeft ernaar om met één scan toegang te geven tot betrouwbare data van elk product. GS1 helpt ondernemers te voldoen aan de eisen van nu en morgen op weg naar een circulaire economie.

Momenteel telt GS1 Nederland ruim 90 medewerkers op het kantoor in Amstelveen. Jojan Zwager, HR Support & Reporting Specialist, is verantwoordelijk voor de payroll, personeelsadministratie en biedt ondersteuning bij uiteenlopende HR-vraagstukken. Daarnaast adviseert ze medewerkers over het gebruik van Shuttel, houdt ze het reisgedrag steekproefsgewijs in de gaten en verwerkt ze de gegevens in de loonadministratie.

Voor de komst van Shuttel was mobiliteit bij GS1 allesbehalve flexibel. HR en medewerkers besteedden toen nog veel tijd aan het handmatig verwerken van losse Excel-formulieren met werkgerelateerde kilometers en het uitdraaien van de OV-reishistorie. Ook de administratie van thuiswerkdagen verliep complex. “Er was weinig ruimte voor verandering in vervoerskeuze,” vertelt Jojan. “Het bieden van flexibele mobiliteit zou administratief onhaalbaar zijn geweest.”

Samen met haar collega’s ontwikkelde Jojan een vernieuwd mobiliteitsbeleid dat dankzij Shuttel succesvol kon worden uitgerold. “Door het gebruik van Shuttel hebben we veel meer flexibiliteit én tijdswinst gerealiseerd, voor zowel medewerkers als de HR-afdeling,” vertelt ze.

Het gebruik van Shuttel bij GS1 blijkt dan ook een schot in de roos. Volgens Jojan draagt het niet alleen bij aan meer vrijheid in de dagelijkse reiskeuze van medewerkers, maar zorgt het ook voor een aanzienlijke verlaging van de administratieve lasten binnen HR:

• “Medewerkers kiezen hun vervoermiddel per dag, in plaats van één vaste optie;
• Registratie van kilometers verloopt eenvoudig via Shuttel, geen Excel of losse OV-declaraties meer;
• De Shuttel kaart laadt automatisch op, wat OV-gebruik laagdrempelig maakt. We zien steeds meer medewerkers in het OV stappen omdat ze de kaart toch op zak hebben;
• HR hoeft geen reiskostenberekeningen meer te maken bij mutaties. Ook thuiswerkdagen worden via Shuttel geregistreerd, wat ons HR team veel tijd scheelt en hiermee voldoen we gelijk aan de fiscale normen;
• Medewerkers kunnen na overleg met HR voor zakelijke ritten MyWheels of deelscooters gebruiken, zonder dat GS1 iets hoeft te regelen.”

Medewerkers kunnen hun mobiliteitsadministratie eenvoudig regelen via zowel de Shuttel app als de webportal Mijn Shuttel-omgeving. “De medewerkers zijn erg tevreden over het gebruik van Shuttel, en bij HR komen er nauwelijks nog vragen binnen,” vertelt Jojan.

Voor zowel GS1 als Shuttel lag er een uitdaging in de zeer beperkte tijd voor implementatie. Na de keuze voor Shuttel, resteerden er nog slechts zes weken tot de verhuizing naar het nieuwe kantoorpand. “We wilden dat de nieuwe mobiliteitsregeling direct op de eerste werkdag in ons nieuwe kantoor van start zou gaan,” vertelt Jojan.

Shuttel biedt de mogelijkheid tot maatwerk, iets waar GS1 uitgebreid gebruik van heeft gemaakt. “Shuttel heeft ons uitstekend ondersteund bij het vertalen van ons mobiliteitsbeleid naar hun platform. Tijdens het implementatietraject zijn al onze wensen schematisch uitgewerkt, waarbij Shuttel actief meedacht en adviseerde. Door een slimme indeling van medewerkersgroepen hebben we een groot aantal vergoedingscombinaties op kunnen nemen. Bijvoorbeeld een kilometervergoeding met een maximum afstand voor autogebruik, en een hogere vergoeding voor de fiets. Er is veel mogelijk in het systeem van Shuttel, waardoor we onze regeling één op één konden overnemen, zonder concessies te doen,” aldus Jojan.

Met het nieuwe effectieve mobiliteitsbeleid en de praktische inrichting via Shuttel stuurt GS1 steeds gerichter op duurzame mobiliteit. Volgens Jojan Zwager gebeurt dat op meerdere fronten: “We zijn verhuisd naar een locatie die beter bereikbaar is met het openbaar vervoer en stimuleren actief het fietsen, onder andere via een leasefietsregeling waar inmiddels 20% van de medewerkers gebruik van maakt en via een dubbele netto reiskostenvergoeding bij gebruik van de eigen fiets. Daarnaast hebben we alle fossiele leaseauto’s vervangen door elektrische modellen en Shuttel faciliteert ook in laadoplossingen.”

Hoewel GS1 met minder dan 100 medewerkers niet verplicht is om aan de CO2-registratieplicht (Rapportage Werkgebonden Personenmobiliteit) te voldoen, houden ze toch vrijwillig CO2-rapportages bij. Alle reisbewegingen worden vastgelegd in de Shuttel-app. We zien inmiddels een kleine positieve verschuiving richting duurzamer woon-werkverkeer,” aldus Jojan.