Werkgevers maken vaker afspraken met medewerkers om te werken in het openbaar vervoer. Dit blijkt uit gesprekken die wij met onze klanten hebben gevoerd in combinatie met recente reisdata van Shuttel-gebruikers. “Werknemers mogen bijvoorbeeld om 15.30 uur naar huis om de spits te vermijden en thuis verder te werken, of mogen eersteklas reizen om in de trein verder te werken”, vertelt onze collega Bart, mobiliteitsspecialist bij Shuttel. De Telegraaf schreef er een artikel over. 

Uit onze recente data blijkt dat steeds meer werkgevers hun werknemers die ver weg wonen, in de eersteklas laten reizen. Van de mensen die eersteklas reizen, reist 80 procent langer dan 30 minuten. “Daarnaast biedt de combinatie van een lange reis en de eersteklas meer mogelijkheden om gefocust te werken. Dit doe je niet zo snel als je 10 minuten in een overvolle trein, tram of bus zit”, licht Bart toe.

Daarnaast zien we een ‘vervroegingseffect’ bij alle werknemers die relatief lang naar werk moeten reizen. Deze werknemers vertrekken ‘s ochtends gemiddeld 30 minuten eerder naar werk en ‘s middags gemiddeld 30 minuten eerder naar huis. Voor de ochtend is dit een logische trend, omdat veel werknemers op een bepaald tijdstip op hun werk moeten zijn. 

Volgens Bart is het opvallend dat werknemers die lang moeten reizen, in de middag eerder vertrekken dan collega’s met een korte reistijd. “Dit laat zien dat werkgevers soepeler worden en werknemers minder vaak verplichten om tot minimaal 17.00 uur op het werk te blijven. De gedachte hierachter is dat werknemers de spits vermijden, en de laatste uurtjes thuis of in het openbaar vervoer kunnen werken”, licht hij toe. 

Het vervroegingseffect sluit aan op een trend die we bij Shuttel langer zien: werknemers willen meer autonomie over de indeling van hun werkweek. Volgens Bart is het goed dat werkgevers hierop inspelen door hier flexibel in te zijn. Daarnaast draagt het stimuleren van reizen buiten de spits bij aan de productiviteit. “Werknemers kunnen hun reistijd goed benutten. Reizen voelt minder als wachten tot je op je eindbestemming bent, wat ook de vitaliteit en werktevredenheid bevordert. Daarom adviseren we organisaties die dit nog niet doen, om flexibele werktijden in hun mobiliteitsbeleid te integreren”, concludeert Bart

Steeds meer bedrijven, (lokale) overheden en organisaties zijn de afgelopen jaren begonnen met shuttelen. Het is gebruikelijk dat we tijdens een implementatietraject van een aantal nieuwe gebruikers horen. Vaak met toch nog een vraag of verzoek. Maar tijdens de implementatie van één klant bleef het vrijwel geheel stil op de lijn. In deze case studie bespreken we de soepele implementatie van Gemeente ’s-Hertogenbosch. Welke adviezen hebben we voor toekomstige klanten op basis van deze implementatie?

Voor elke implementatie geldt dat communicatie de sleutel is. Of je nou nieuwe koffieautomaten neerzet, kantoortuinen introduceert of je mobiliteitsbeleid anders inricht. Maar welke communicatie de deur uitgaat en wanneer, is maatwerk en hangt af van je situatie en werknemers. Toch zijn er generieke tips die we op basis van onze ervaringen kunnen delen. Daarbij laten we ook Josien van de Pasch aan het woord. Zij is als projectleider vanuit HR (mede)verantwoordelijk voor de communicatie en implementatie van de Shuttel kaart bij de Gemeente ’s-Hertogenbosch.

Een goede implementatie start met het op de hoogte stellen van je medewerkers over de ophanden zijnde verandering. Wij hebben daarvoor al e-mails voor je klaarliggen; van een eerste e-mail waarin we onszelf als Shuttel aankondigen tot een laatste instructie die na het eerste gebruik van de Shuttel kaart verstuurd wordt. Toch is het zinnig daar een eigen draai aan te geven om je medewerkers beter aan te kunnen spreken.

Dit is ook de ervaring van Josien van de Pasch: ‘Door van tevoren alle e-mails van Shuttel te hebben en aan te kunnen passen, kon ik beter inspelen op de voorkennis van onze medewerkers. Zo gebruiken wij andere termen en heb ik bijvoorbeeld een inleiding toegevoegd die gericht was op onze specifieke situatie. Ik heb vrijwel elke standaard e-mail vanuit Shuttel (iets) aangepast. Lachend: ‘Jullie zullen wel gedacht hebben: ‘daar komt ze weer!’.’

Naast het inspelen op de situatie en de voorkennis van medewerkers, is het ook zinnig de communicatie zo helder mogelijk te houden. Het kiezen van het juiste medium en moment is hierbij van belang. Van de Pasch: ‘Wij mailen alleen als het echt noodzakelijk is. Onze ervaring is dat mensen, als je ze overlaadt met mails, steeds minder (goed) lezen. Daarom maakten we tijdens de implementatie vooral gebruik van narrowcasting en ons intranet. Alleen persoonlijke of noodzakelijke informatie werd gemaild.’

Ook het moment van communiceren speelt een rol. Op vrijdagmiddag een mail de deur uitdoen als de meeste medewerkers op dat moment al van hun weekend genieten, is minder praktisch. ‘Veel mensen werken bij ons op dinsdag- of donderdagochtend. Als je wilt dat mensen de mail lezen en er meteen iets mee doen, is dat dus het meest praktische moment om een mail te versturen.’

Hoewel je met bovenstaande adviezen waarschijnlijk al veel vragen en opmerkingen van medewerkers afvangt, voorkom je er waarschijnlijk niet álle vragen of opmerkingen mee. Wij zijn natuurlijk te bereiken voor dergelijke persoonsgebonden vragen, maar het is ook praktisch intern voor een vangnet te zorgen. Zo was de afdeling personeelszaken bij Gemeente s’-Hertogenbosch volledig op de hoogte van het proces, waardoor medewerkers intern ook meteen geholpen konden worden.

Het creëren van heldere aanspreekpunten voor vragen en opmerkingen is dus ook van harte aan te bevelen.

Wij doen dat aan onze kant ook; naast het Shuttel loket dat voor alle medewerkers bereikbaar is voor persoonlijke vragen, stellen we ook één implementatiemanager aan waar je communicatie en beleid mee afstemt. Van de Pasch: ‘Ik heb het als zeer prettig ervaren dat ik bij een persoon terecht kon die volledig op de hoogte was. In ons geval was dat Jochem Reintjes. We belden voor en tijdens de implementatie elke week. Soms maar vijf minuten, soms een uur. Zo hielden we elkaar op de hoogte wat er aan beide kanten gebeurde.’

Hoe soepel een implementatie loopt, heb je als organisatie dus grotendeels in eigen hand. Gelukkig hoef je dit niet alleen te doen. Voor de implementatie van Shuttel hebben we namelijk een implementatiekit ontwikkeld waarin planningen, communicatie(momenten) en tips opgenomen zijn. Onder meer op basis van de aanbevelingen en ervaringen die we bij de implementatie van Gemeente ‘s-Hertogenbosch hebben opgedaan.

En natuurlijk moedigen we het aan daarin aanpassingen te doen om beter in te spelen op je specifieke situatie of medewerkers. Ook als je dat veelvuldig doet.

Arjen Juurlink van FrieslandCampina wil samen met Shuttel medewerkers slimme en bewuste keuzes laten maken door middel van een persoonlijk mobiliteitsbudget. Dat zijn visie succes heeft, bleek wel toen hij in 2017 tijdens Fleetmanagement Event werd verkozen tot Mobiliteitsmanager van het jaar.

Arjen Juurlink – werkzaam op de afdeling Compensation & Benefits – werd door de vakjury geprezen vanwege het feit dat hij mobiliteit een vaste plek heeft weten te geven in het integrale beleid van FrieslandCampina. Dat betekent dat hij een mobiliteitsbeleid heeft gecreëerd waarin duurzaamheid, veiligheid en keuzevrijheid belangrijke onderdelen zijn. Medewerkers kunnen hun eigen keuze maken en dat getuigt van een gestructureerde aanpak en doorzettingsvermogen, aldus de jury.

“In juni 2015 kwamen we in contact met Shuttel en Pon. Ons mobiliteitsbeleid moet aansluiten bij onze corporate doelstellingen over Duurzaamheid en Safety. Samen met Shuttel hebben we een visie op integrale mobiliteit ontwikkeld. Deze visie hebben we vertaald in het mobiliteitsbeleid voor de leasepopulatie binnen FrieslandCampina. We willen graag dat werknemers meer eigen verantwoordelijkheid nemen. In de automotive en ook bij Pon, zie je een switch in denken over de auto als asset naar denken in mobiliteit. Shuttel is een strategische partner die ons helpt mobiliteit te faciliteren. Doel is om medewerkers slimme en bewuste keuzes te laten maken door middel van een persoonlijk mobiliteitsbudget. We troffen elkaar op het juiste moment. Zelfs de grootste vervoerders van het land komen informeren hoe wij onze mobiliteit geregeld hebben.”

“De eerste vraag moet zijn: Wanneer en waar werk ik vandaag? Kan ik vandaag contact hebben via de mail of via Skype? En als ik moet reizen, neem ik de trein of pak ik de auto? We hebben ons technische beheer om thuiswerken mogelijk te maken goed op orde. Door slimmer en bewuster in te kopen realiseren we een forse besparing op onze mobiliteitskosten. Van de medewerkers die nu instromen kiest de helft bewust voor een kleinere auto omdat ze minder bijtelling betalen en dus geld, of budget overhouden. Bij ons mag je met de leaseauto 12.000 privé-kilometers maken per jaar. Rijd je minder, dan houd je geld over van je budget. Sinds oktober geven we ook onze non-lease werknemers een mobiliteitsbudget voor woon-werkverkeer. Moeten zij zakelijk rijden, dan willen we bijvoorbeeld openbaar vervoer of Greenwheels-achtige oplossingen aanbieden.”

”Voor de werking van het individuele mobiliteitsbudget is een adequate rittenadministratie nodig. Dat is noodzakelijk om de gereden kilometers inzichtelijk te krijgen en een verdeling te maken naar zakelijk, woon-werk of privé kilometers. Alle leaseauto’s hebben dan ook een rittenregistratiesysteem aan boord.

“Safety staat bij ons op nummer 1 en road safety is daar een belangrijk onderdeel van. Om veilig reizen te stimuleren krijgen alle leaserijders periodiek e-learnings aangeboden en een rijvaardigheidstraining van twee uur om veiliger en duurzamer te kunnen rijden. Bewustwording is hier het sleutelwoord.”

“Meer en meer collega’s krijgen een mobiliteitsbudget om zelf hun vervoer te organiseren. Daarnaast willen we onze leaseauto’s voorzien van Greenwheels-techniek. Uiteraard gebeurt dit op basis van vrijwilligheid. Op deze manier kunnen de leaseauto’s gebruikt worden door andere werknemers, in plaats van stil te staan op ons parkeerterrein. Hiermee stimuleer je dat mensen hun eigen, oudere en vervuilendere auto laten staan.”

Als IT-organisatie met klanten door heel Nederland en ongeveer 1.000 Nederlandse werknemers, heeft The Digital Neighborhood, dat momenteel een collectief van 11 bedrijven is, te maken met een breed scala aan mobiliteitsuitdagingen. Voorheen maakten zij gebruik van verschillende mobiliteitsaanbieders, waardoor de administratie onoverzichtelijk werd. Bovendien bracht dit een extra administratieve uitdaging met zich mee voor de CO2-registratieplicht. Door Shuttel te gebruiken is dit nu vereenvoudigd. Zo kan The Digital Neighborhood flexibiliteit bieden aan de medewerkers, zonder dat de administratie ingewikkeld wordt.

Remco Frankin (Fleet Manager) schetst de situatie: “De ene medewerker gebruikte een NS-businesscard, de ander had geen OV-vergoeding. Parkeren werd daarnaast los gedeclareerd. Je kunt je wel voorstellen dat dat een hoop declaraties met zich meebracht. Nu wordt dat allemaal via Shuttel gedaan. Dat scheelt een hele hoop papierwerk. Daarnaast zijn er diensten bijgekomen die we voorheen nog niet hadden: zoals laden en tanken in het buitenland of het gebruikmaken van zakelijk deelvervoer met Greenwheels.”

Voor een bedrijf als The Digital Neighborhood zijn de diverse mobiliteitsopties belangrijk, vertelt Remco: “Onze medewerkers hebben flexibiliteit nodig om op verschillende locaties te kunnen werken. Dat betekent soms een plek die dichtbij een stadscentrum of treinstation ligt, maar het kan net zo goed ergens op een industrieterrein zijn. In het ene geval is het openbaar vervoer het meest efficiënt, in het andere pak je de auto. De vrijheid om -waar nodig- te switchen tussen verschillende opties, zonder extra administratieve rompslomp, is wat Shuttel naar mijn mening uniek maakt.”

En er is nog een andere, belangrijke reden waarom The Digital Neighborhood gebruikmaakt van Shuttel: de CO2-registratieplicht. Remco legt uit hoe het zit: “Eén van de voornaamste redenen om samen te werken met Shuttel is om te voldoen aan de CO2-registratieplicht. Als bedrijf met meer dan 100 medewerkers moeten we natuurlijk rapporteren over onze CO2-uitstoot per medewerker. Doordat wij Shuttel inzetten voor de mobiliteit van al onze medewerkers, hebben we gelijk alle benodigde gegevens voor de CO2-rapportage. Zelfs terwijl we meerdere bedrijven hebben die blijven groeien. Met Shuttel hebben we alle reisgegevens op één plek.”

Wil je net als The Digital Neighborhood voorbereiden op de CO2-rapportageplicht? In deze whitepaper geven we tips, voorbeelden en een helder stappenplan.

Remco Frankin, Fleet Manager

“Natuurlijk vereist iedere verandering een zekere aanpassing. Het was even wennen, maar uiteindelijk is het efficiënter om alles via één mobiliteitsapp bij te houden. De reacties zijn na enkele maanden heel positief. Het werkt makkelijk en snel, en met vragen kunnen ze altijd bij de helpdesk terecht.”

Ook The Digital Neighborhood heeft de afgelopen jaren gemerkt dat de coronacrisis bepaalde veranderingen versneld heeft. Remco: “Terwijl IT-bedrijven al jaren bekend zijn met thuiswerken, is van afstand werken in korte tijd eerder regel dan uitzondering geworden. En waarom ook niet? Het kan efficiënt en zelfs kostenbesparend werken. Ook hebben medewerkers meer vrijheid over hun privéleven. Allemaal voordelen, die -mits goed bijgehouden- voor hogere productiviteit kunnen zorgen.”

Door Shuttel in de arm te nemen is die registratie nu grotendeels uit handen gegeven. Van de mobiliteitsvraagstukken van de werknemers als de verschillende wensen op thuiswerkgebied tot het correct toepassen van veranderende wet- en regelgeving als thuiswerk- en kilometervergoedingen: sinds begin 2023 besteedt het bedrijf dit uit aan Shuttel.

In de post-coronatijd lijken de veranderingen met betrekking tot duurzame mobiliteit steeds sneller te komen. Ook bij The Digital Neighborhood is dat een punt van aandacht, vertelt Remco: “Shuttel is hierbij een partner met de juiste know-how en de grootste hoeveelheid verschillende mogelijkheden. Dat is nuttig voor ons bedrijf. Neem de elektrificatie van het wagenpark. Dit is helaas (nog) niet mogelijk voor al onze medewerkers, vanwege de bereikbaarheid van sommige klanten en de grote afstanden die afgelegd moeten worden.”

“Daartegenover staan weer andere medewerkers waarbij gebruik van duurzame vervoermiddelen wel mogelijk is. Per trein, deelauto of ov-fiets: dit wordt via Shuttel gemakkelijk gemaakt. Zo werken we samen aan een duurzamer mobiliteitsplan binnen onze organisatie en zijn we tegelijkertijd altijd ruim op tijd op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen.” Het mobiliteitsbeleid van The Digital Neighborhood kent verschillende gebruikersgroepen waarbij Shuttel faciliteert in de mobiliteitsbehoefte, van leaserijders, medewerkers die met eigen vervoersmiddelen reizen en een reiskostenvergoeding ontvangen tot medewerkers met een mobiliteitsbudget.

Voor de werknemers van The Digital Neighborhood betekende de implementatie van Shuttel een verandering waar men mee om moest leren gaan. Dat viel volgens Remco reuze mee. “Natuurlijk vereist iedere verandering een zekere aanpassing. Het was even wennen, maar uiteindelijk is het efficiënter om alles via één mobiliteitsapp bij te houden. De reacties zijn na enkele maanden heel positief. Het werkt makkelijk en snel, en met vragen kunnen ze altijd bij de helpdesk terecht.”

Aan de achterkant is Shuttel een uitkomst gebleken: een significante vermindering in administratie en facturatie. Voor Remco is de samenwerking een logische stap, en bovendien eentje die nu al zijn vruchten begint af te werpen. “Het contact met Shuttel is bovendien prettig en snel, ik zie het echt als een partnership. Maar ook wanneer we -bijvoorbeeld- iets met een vitaliteitsplan zouden willen doen, dan kan daar altijd op de korte termijn advies over ingewonnen worden. Je merkt dat het een bedrijf is dat actief meedenkt: van aanvraag tot implementatie, of het nou gaat om een tankpas of laadpaal. Het is altijd goed om datgene dat veel tijd en moeite kost, over te laten aan een partij die daar expert in is. Daarnaast werkt het gewoon veel efficiënter: alle data is op één plek beschikbaar, wat een enorme verademing is.”

Hoe kun je als (lokale) overheid een bijdrage leveren aan de verduurzaming en bereikbaarheid in een regio? Met pilots proberen diverse organisaties antwoord te geven op deze vraag. Gemeente Roosendaal implementeerde in samenwerking met Hely en Shuttel een pilot die aantoont dat verduurzaming en (toegenomen) mobiliteit elkaar niet hoeven te bijten. In deze casestudy (ook te lezen in PDF) leggen we uit hoe schoner, minder en anders reizen bijdraagt aan een duurzamer Nederland en hoe je daar als (lokale) overheid een voorbeeldrol in kunt pakken.

Twee jaar geleden zette de Gemeente Roosendaal hun ‘weg naar groen’ in met de ontwikkeling van een nieuw stadskantoor. De gemeente wilde echter niet alleen een duurzaam gebouw, maar ook een duurzaam beleid. Dus werd ook mobiliteit onder de loep genomen. Roosendaal speelt hiermee in op een trend die ook elders in Nederland duidelijk zichtbaar is: de aantrekkingskracht van steden. De keerzijde van deze aantrekkingskracht zijn de uiteenlopende uitdagingen rondom mobiliteit, waaronder de toenemende drukte op de weg en in het openbaar vervoer. Dit komt de bereikbaarheid, luchtkwaliteit en leefbaarheid in steden niet ten goede.

Om Nederland ook in de toekomst bereikbaar en leefbaar te houden heeft de Rijksoverheid duidelijke klimaatdoelstellingen geformuleerd om de CO2-uitstoot te verminderen. Hierbij legt ze een belangrijke rol neer bij werkgevers. Niet zo gek, aangezien meer dan de helft van alle wegkilometers in het personenvervoer werkgerelateerd is. De uitgangspunten zijn om schoner (minder uitstoot per kilometer), minder (minder kilometers, meer thuiswerken) of anders (met andere modaliteiten) te gaan reizen.

Roosendaal wilde ook dat werknemers zich op een duurzamere manier gingen verplaatsen en daarmee tevens een voorbeeld zijn voor ondernemers en bewoners in de gemeente.

Roosendaal had concrete doelstellingen opgesteld (zie kader) en zocht een flexibele mobiliteitsoplossing om haar duurzame ambities waar te maken.Totvoorheen werden zakelijke kilometers met dienst- of privé-auto’s voornamelijk op fossiele brandstoffen gemaakt. Ook bood de woon-werkafstand van werknemers kansen; het merendeel van de werknemers woont namelijk binnen een straal van 15 km en dus op fietsafstand van het stadskantoor.

Daarnaast is onze manier van werken in 2020 drastisch veranderd. Nederland was al kampioen thuiswerken en de corona-crisis heeft laten zien dat thuiswerken voor de meeste kantoorbanen ook prima kan. Veel organisaties hebben al besloten dat deels thuiswerken een blijvertje is. Verandering in wetgeving rondom thuiswerken en reiskostenvergoeding dwong Roosendaal tot het aanpassen van haar vergoedingenbeleid. Je mag immers als werkgever alleen de reiskosten onbelast vergoeden voor de dagen dat er ook gereisd wordt.

• Zakelijke reizen alleen elektrisch
• Vergroten toegang tot OV, deelauto’s en -fietsen
• Belonen duurzaam reizen

• CO2-uitstoot zakelijk en woon-werkverkeer
• (privé)auto’s voor zakelijke reizen
• Parkeerplaatsen en ruimtebeslag

• Meer collega’s op de fiets en OV
• Geen declaraties meer voor zakelijke reizen
• Delen met ondernemers en bewoners

Roosendaal stimuleert haar mensen om het beste en duurzaamste middel voor de reis te kiezen door alle ruim 450 medewerkers een mobiliteitskaart van Shuttel te geven. Hiermee hebben zij onder meer toegang tot alle vormen van openbaar vervoer. Ook zijn drie mobiliteitshubs van Hely geplaatst met deelbare e-bikes en elektrische auto’s, die gereserveerd en gebruikt kunnen worden via de Hely app. “Normaal pakte ik de auto naar het volgende dorp en nu de deel-eBike. Dan zie ik nog wat van het Brabantse landschap en ik ben met de binnendoor-route niet meer tijd kwijt dan met de auto”, licht Gabriel Jas, Projectmanager Huis van Roosendaal bij de Gemeente Roosendaal toe.

De hubs worden in 2021 ook opengesteld voor omwonenden en lokale ondernemers. Erik-Jan Blook, Senior Beleidsadviseur Maatschappij bij de Gemeente Roosendaal: “Als werkgever is de mobiliteitsstroom belangrijk voor ons en ‘practice what you preach’; we zijn overal bezig om dit soort zaken uit te dragen en dan moeten we ook het goede voorbeeld geven en nieuwe dingen proberen. Achteraf kan ik wel lachen om hoe ik heb zitten klooien met het laden van de elektrische auto.”

Zowel de Shuttelkaart als de vervoersmiddelen in de hub kunnen zowel zakelijk als privé worden gebruikt. Zakelijke reizen bekostigt de gemeente en privéreizen betalen de werknemers zelf. Hierdoor behoren declaraties voor zakelijke reizen tot het verleden en heeft de gemeente één contractrelatie.

Over de totaaloplossing die Shuttel en Hely leveren bij de gemeente zegt Gabriel Jas: “Inspiratie voor onszelf, een stap naar duurzaam en meteen een stap verder en andere delen van de stad dezelfde dienstverlening geven: dit zijn meerdere stappen in één. Ik ben hartstikke trots!“

De wet- en regelgeving rond het uitkeren van de reiskostenvergoeding voor bedrijven en organisaties in de (semi)-publieke sector verandert per 1 januari 2022. Met als gevolg dat de werkgever alleen de reiskosten onbelast mag vergoeden voor de dagen dat de werknemer daadwerkelijk reist. Dit zal voor veel bedrijven en organisaties enorme administratieve rompslomp met zich meebrengen. Eén organisatie hoeft zich daar in ieder geval geen zorgen om te maken. In deze casestudie bespreken we waarom zorgverlener Indaad twee jaar geleden heeft gekozen voor het gemak en de voordelen van Shuttel.

Zorgverlener Indaad maakt al sinds 2019 gebruik van Shuttel. Dat betekent dat de circa 50 werknemers met een alles-in-één-kaart al geruime tijd maximale keuzevrijheid hebben op het gebied van mobiliteit, terwijl alle transacties online worden bijgehouden.

Een van de grote voordelen van deze oplossing is dat de gebruikers hun trein-, tram- of busreis niet hoeven voor te schieten. En medewerkers die hun eigen vervoer gebruiken, geven eenvoudig hun gereden kilometers door. Zo krijgen zij precies de juiste vergoeding en ligt Indaads vergoedingenbeleid volledig in lijn met de op handen zijnde wijzigingen.

Veel zorgverleners van Indaad zijn dagelijks onderweg naar en met cliënten, zegt office manager Eveline de Gouw. De ene medewerker reist met eigen scooter of auto, een ander maakt gebruik van OV of deelvervoer. Wie met een eigen vervoermiddel reist, kan de gemaakte kilometers heel eenvoudig vastleggen in hun Mijn Shuttel-omgeving, terwijl een medewerker die van het OV gebruikt maakt, alleen maar hoeft in- en uit te checken.

Eveline de Gouw, office manager Indaad

,,Als bedrijf vinden wij het belangrijk om onze medewerkers te faciliteren om op elk moment van de dag bij elke afspraak een passende vervoersmanier te kiezen. Daarbij willen we ze administratief ontlasten.’’

Collega’s van De Gouw reizen alleen, maar vaak ook samen met cliënten. Meestal door Amsterdam en omgeving, soms ook door het hele land. De Shuttel-app biedt volgens haar een goede ondersteuning bij het plannen van de snelste route, maar de grootste verbetering ten opzichte van de oude mobiliteitssituatie is de administratieve verlichting die het gebruik van Shuttel biedt.

Tot 2019 had de zorgverlener uit Amsterdam nooit samengewerkt met een vaste mobiliteitspartner. Indaad besloot anders na te denken over invulling van mobiliteit en kwam uit bij Shuttel, dat al snel op de werkvloer werd geïntroduceerd. De zorgverlener heeft Shuttel ingezet naast het gebruik van eigen poolauto’s en eigen bedrijfsfietsen. ,,Shuttel was voor ons de manier om meer keuze te bieden op mobiliteitsgebied’’, aldus De Gouw.

Vlak voor de implementatie heeft Shuttel een presentatie op locatie bij Indaad gegeven. Daarin werd onder meer uitgelegd hoe de app precies werkt, welke mogelijkheden Shuttel qua vervoer allemaal biedt en hoe je de Mijn Shuttel-omgeving kan gebruiken. Ook de administratieve afhandeling kwam aan bod. De begeleiding vanuit Shuttel verloopt prettig, aldus de office manager. ,,Als we vragen hebben, nemen we contact op met de helpdesk. Deze is goed te bereiken en denkt mee in oplossingen.’’

Medewerkers van Indaad maken al zo’n twee jaar dankbaar gebruik van de diensten die Shuttel biedt. Ze zijn zeer te spreken over de vele vervoersmogelijkheden. Ander groot voordeel is dat je als werknemer geen bonnetjes hoeft te bewaren en dat de reis niet uit eigen zak voorgeschoten hoeft te worden.

Het coronavirus en de wijziging in de wet- en regelgeving rond de vaste reiskostenvergoeding hebben niet of nauwelijks geleid tot een veranderende mobiliteitsbehoefte, aldus De Gouw. ,,In de eerste lockdown-periode hebben we weliswaar iets meer vanuit huis gewerkt en dus ook iets minder gebruik gemaakt van Shuttel, maar dat is gelukkig snel weer naar ‘normaal’ gegaan. Wij leveren ambulante zorg aan een kwetsbare doelgroep. Onze mensen zijn altijd doorgegaan met het leveren van zorg, dus ook met reizen.’’

Indaad: jong en dynamisch

Indaad is gespecialiseerd in het bieden van integrale zorg- en dienstverlening aan jongeren en jongvolwassenen uit Amsterdam en omgeving met een complexe meervoudige problematiek. De problematiek bestaat vaak uit een combinatie van een verstandelijke beperking, gedragsproblemen, psychopathologische stoornissen, zorg- en hulpmijdend gedrag en een ontoereikend sociaal netwerk. Indaad is een multicultureel bedrijf dat bestaat uit jonge en dynamische mensen, met een gemiddelde leeftijd van 33 jaar. Ze zijn creatief, positief, gedreven, geduldig, integer, humoristisch en hebben een hoog energieniveau

Als Senior Manager of Staff is Nienke van Es iedere dag bezig met het reilen en zeilen van de consultants bij Nextview. Het bedrijf bestaat In Nederland uit zo’n 110 werknemers, die veel reisbewegingen maken. Om meer flexibiliteit, overzicht én duurzaamheid te bewerkstelligen maakt het bedrijf sinds een aantal maanden gebruik van Shuttel.

“Nextview is een toonaangevende, onafhankelijke Salesforce Partner voor Noord-, Midden- en Oost-Europa”, legt Nienke uit. “Wij helpen onze klanten met digitale transformatie door het combineren van customer experience en Design Thinking methodologieën. Daarvoor hebben wij in Nederland, Duitsland, Polen en Tsjechië zo’n 200 mensen in dienst. Omdat onze consultants vaak bij klanten komen, is het noodzakelijk om een goed systeem te gebruiken dat ervoor zorgt dat mobiliteits- en duurzaamheidsdoelstellingen makkelijk behaald kunnen worden.”

Niet alleen de mobiliteit van de werknemers van Nextview was een de reden, ook de veranderingen in de mobiliteit speelden een rol bij de keuze voor Shuttel. Nienke: “Mobiliteit is de afgelopen tijd -sinds Covid- erg veranderd. Niet zo lang geleden was het vanzelfsprekend dat iedere consultant een leasewagen had, nu is het hybride werken versneld ingeburgerd geraakt. Die ontwikkelingen zorgden ervoor dat we op zoek gingen naar een systeem dat dit beter ondersteunt. Zo kwamen we uiteindelijk bij Shuttel uit.”

Nienke van Es, Senior Manager of Staff

“Een groot voordeel van het gebruik van Shuttel is de vele mogelijkheden en de flexibiliteit die het biedt”, vertelt Nienke. “De leaseauto is nog zeker niet de deur uit, maar met Shuttel kun je ook andere vervoersmiddelen aanbieden en aantrekkelijk maken.

Doordat Shuttel gebruikt kan worden voor de meeste vormen van vervoer, zoals deelauto’s en -fietsen, maar ook openbaar vervoer, is het de all-in oplossing waar we naar op zoek waren. En, niet onbelangrijk ook de dagen dat de werknemers thuiswerken worden met Shuttel vastgelegd. Alles komt vervolgens samen op één factuur, dit is ontzettend makkelijk.”

Daarnaast zit er voor de consultants bij Nextview nog een belangrijk, fiscaal voordeel aan het gebruik van Shuttel. Nienke legt het uit: “We hebben een tijdje geprobeerd om alleen met een mobiliteitsbudget te werken. Daar zitten -om het maar eenvoudig te zeggen- belastingtechnisch wat nadelen aan. Shuttel biedt fiscale optimalisatie aan door eerst reiskosten van een mobiliteitsbudget af te halen, voordat er belasting over geheven wordt. Zo voorkom je dat je geld weggooit en houden werknemers per saldo meer over.”

Nienke legt uit hoe Nextview met Shuttel werkt: “iedere medewerker ziet in de app zijn of haar mobiliteitsbudget staan. Iedere transactie kunnen ze volgen. Wanneer ze aan het eind van de maand nog budget over hebben, wordt dit restantbedrag overgemaakt. Zo weet iedereen in real-time waar ze aan toe zijn en hoeveel budget ze nog hebben. Dit wordt door de medewerkers als erg waardevol ervaren. Ook de flexibiliteit in verschillende mobiliteitsopties is mooi meegenomen. Voor onze backoffice medewerkers is het vooral heel prettig dat alles op één factuur terechtkomt.”

Als gecertificeerde B-corporation heeft Nextview duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Ook het behalen van duurzaamheidsdoelstellingen speelde volgens Nienke een rol bij de keuze voor Shuttel. “Als bedrijf willen wij in 2030 de helft van onze uitstoot van broeikasgassen reduceren en in 2050 helemaal net zero zijn. Shuttel helpt hieraan mee, omdat het inzichtelijk maakt waar de medewerker zijn mobiliteitsbudget aan besteedt. Zo kun je gericht kijken wat je kan doen om duurzamere vervoersmiddelen te stimuleren. Maak je de fiets of het OV nét wat aantrekkelijker dan de auto, dan zul je zien dat medewerkers hier ook sneller gebruik van maken.”

Nextview maakt nu een half jaar gebruik van Shuttel. En dat bevalt prima, vertelt Nienke. “Ik denk dat als je mensen meer vrijheid geeft in hoe ze hun mobiliteitsbudget besteden, ze deze ook graag pakken. Verder denkt het team van Shuttel ook erg pro-actief mee met nieuwe ontwikkelingen, die soms snel gaan. Met het oog op de toekomst willen we meer gaan kijken naar de mogelijkheden om duurzaamheid te stimuleren. Het is fijn dat we nu een platform hebben gevonden waarmee we gericht onze doelstellingen kunnen bereiken.

Vanochtend was onze directeur Klaas Pieter Roemeling te gast in de uitzending van BNR Radio. Hij vertelde over hoe onze 150.000 zakelijke gebruikers na corona reizen. Zij maken dagelijks gebruik van de Shuttel mobiliteitskaart, wat ons inzicht geeft in ruim 300.000 reisbewegingen per dag.

Door corona zijn we meer thuis gaan werken en minder de weg op gegaan. Sinds december 2021 reizen we weer meer naar ons werk, waardoor we een stijgende lijn zien in het aantal afgelegde kilometers. We zitten nu op 60% van het aantal reisbewegingen van voor corona.

Het aantal afgelegde werkgerelateerde kilometers is verdrievoudigd. Opvallend is dat het aantal transacties “slechts” is verdubbeld. We leggen dus per reis langere afstanden af. Dit betekent waarschijnlijk dat medewerkers verder van hun werk zijn gaan wonen. Ook het aandeel zakelijke kilometers is groot: je gaat dichtbij je werk wonen, maar niet dichtbij de klant.

Tijdens de coronacrisis hebben we de voordelen van thuiswerken ontdekt. Even een wandeling maken, wasje draaien of een rondje met de hond wandelen behoorden ineens tot de opties. Nog steeds werken veel medewerkers met plezier gedeeltelijk thuis.

De trend van hybride werken zorgt ervoor dat medewerkers meer verantwoordelijkheid dragen voor het indelen van hun werkweek. Hierdoor ontstaat er een behoefte aan flexibele opties in het mobiliteitsbeleid.

Zo wordt er meer gebruik gemaakt van deelvervoer. Medewerkers pakken sneller de deelauto of deelfiets om in hun individuele mobiliteitsbehoefte te voorzien. Ook het woon-werkverkeer met de fiets neemt toe.

Duurzaam reizen wordt vanuit de overheid gestimuleerd. De komende tijd worden er meerdere regelgeving op het gebied van duurzaamheid en zakelijke mobiliteit ingevoerd. Het gaat om een rapportageplicht voor alle reiskilometers van medewerkers en een CO2-plafond voor woon-werk en zakelijk verkeer.

Momenteel stijgt het aantal zakelijke kilometers, maar we zien ook positieve veranderingen en steeds meer bewustwording. We merken dat veel van onze klanten inzetten op anders en duurzaam reizen. Dit is een goede ontwikkeling voor de toekomst.

Luister hier naar het interview met Klaas Pieter Roemeling op BNR Radio (vanaf minuut 18:00)

Na corona blijkt ook de energiecrisis grote invloed te hebben op het reisgedrag van werkend Nederland. Meest opvallend: om de energierekening thuis laag te houden, werken we vaker op kantoor. We reizen méér, leggen grotere afstanden af en de elektrische auto en (elektrische) fiets rukken nog meer op. Dit blijkt uit een grootschalige onderzoek van reisgedrag van onze gebruikers.

Als expert in mobiliteitstrends analyseerden we anonieme data van circa 150.000 Shuttel mobiliteitskaarten en laadpassen. Dit geeft een goed beeld van het zakelijke reisgedrag in Nederland en de trends op dit gebied.

Kwalitatief onderzoek wees eerder al uit dat medewerkers op hun energiekosten willen besparen door vaker op kantoor te werken. Dit effect ziet Shuttel duidelijk terug. Het aantal OV-kilometers steeg de afgelopen maanden mee met de energieprijzen. Vanaf eind februari liep het aantal reisbewegingen met het OV op, met een duidelijke piek in de maand juni toen de energieprijzen omhoog schoten. Sommige organisaties draaien zelfs thuiswerkafspraken terug: werknemers zijn vaker welkom op kantoor, om energiekosten thuis te kunnen drukken.

De fiets was altijd al populair voor woon-werk- en zakelijk verkeer. Uit het Shuttel-onderzoek blijkt dat het zakelijk fietsgebruik blijft groeien. Tussen oktober 2021 en oktober 2022 nam dit zakelijke fietsgebruik met 236% toe. Dit is onder meer terug te voeren op de populariteit van de ‘(elektrische) fiets van de zaak’; deze is tegenwoordig voor zowel werkgevers als werknemers een aantrekkelijk alternatief. Ook deelfietsen worden vaker gebruikt.

Tijdens de coronapandemie heeft de auto aan populariteit gewonnen. Daarbij valt op dat elektrisch rijden bij (grote) werkgevers de norm is geworden. Het aandeel van EV’s in het totale wagenpark groeide dit jaar met liefst 136%. In dezelfde periode nam het aantal laadtransacties met 86% toe. Ook deelauto’s profiteren van de sterke vraag naar individueel vervoer. Het gebruik ervan nam met 256% toe tussen oktober 2021 tot oktober 2022.

Uit het mobiliteitsonderzoek van Shuttel blijkt dat zakelijke treinreizigers in toenemende mate de drukke spits mijden. Dit omdat er dan minder treinen worden ingezet, maar ook omdat bedrijven flexibele werktijden zijn gaan hanteren. De cijfers: vóór de coronapandemie reiste 70% van de zakelijke treinreizigers in de spits. Begin 2022 was dat al teruggelopen tot 60% en in oktober 2022 zelfs tot 50%.

Sinds het thuiswerkadvies van de overheid in december 2021 werd opgeheven, is het aantal afgelegde OV-kilometers maandelijks gestegen en inmiddels verdrievoudigd. Uit het zakelijke en woon-werkverkeer per OV zijn meer interessante zaken af te leiden. Wat opvalt: mensen reizen verder naar hun werkplek /of afspraken; de gemiddelde reisafstand nam met 8% toe. Dit is te koppelen aan de populariteit van rustiger woongebieden.

Een belangrijke bron van de CO2-uitstoot in de mobiliteitssector is de werkgebonden personenmobiliteit. Hieronder vallen alle verplaatsingen die werknemers maken in direct verband met hun werk. Zoals het reizen van en naar werk of zakelijke reizen tijdens werktijd. Om de duurzaamheidstransitie in deze subsector te versnellen, wordt vanaf 1 januari 2024 de CO2-rapportageplicht ingevoerd. Voertuigen met een grijs kenteken zijn uitgezonderd van deze verplichting. In dit artikel leggen we uit waarom.

In het Klimaatakkoord is afgesproken dat in 2030 Nederland minimaal 55% minder broeikasgassen uitstoot vergeleken met 1990. Dit komt neer op een reductie van ongeveer 48,7 megaton CO2-equivalent.

Voor de mobiliteitssector zijn maatregelen opgenomen in het Klimaatakkoord om de uitstoot van broeikasgassen te verminderen. Om een effectief beleid te ontwikkelen is de mobiliteitssector opgedeeld in verschillende subsectoren:

• Werkgebonden personenvervoer
• Goederenvervoer (waaronder grijze kentekens)
• Luchtvaart (ook vaak onder goederenvervoer genoemd)
• Scheepvaart (ook vaak onder goederenvervoer genoemd)
• Infrastructuur

De CO2-rapportageplicht is een maatregel voor de subsector werkgebonden personenvervoer. Dit geldt voor alle verplaatsingen die mensen maken in direct verband met hun werk. Dit zijn ritten in een auto van de zaak, maar ook zakelijk- en woon-werkreizen die met privévoertuigen of het openbaar vervoer worden afgelegd.

De maatregelen vanuit het Klimaatakkoord focust zich op binnen deze subsector op de onderstaande punten:

• Het verminderen van de noodzaak van reizen (bijvoorbeeld door thuiswerken te stimuleren)
• Het bevorderen van schonere en efficiëntere voertuigen
• Het aanmoedigen van openbaar en actief vervoer (zoals fietsen)

Voertuigen met een grijs kenteken daarentegen, vallen onder de subsector goederenvervoer. Deze voertuigen worden voornamelijk gebruikt voor het vervoer van goederen en materialen voor zakelijke doeleinden. Denk aan voertuigen voor bezorgingsdiensten, klusjesmannen, hondenuitlaatservices en glazenwassers. Grijze kentekens zijn uitgezonderd voor de CO2-rapportageplicht.

De maatregelen vanuit het Klimaatakkoord focust zich binnen de subsector goederenvervoer op onderstaande punten:

• Verbeteren van de efficiëntie
• Gebruik van schonere brandstoffen
• Implementeren van innovatieve technologieën (zoals elektrisch en waterstof aangedreven voertuigen)

Ook al kan een grijs kenteken voertuig worden gebruikt voor werkgebonden personenmobiliteit, zijn dit in het Klimaatakkoord twee verschillende aspecten met een andere aanpak. Dit betekent dat alle vervoersbewegingen van grijze kentekens dus niet meegenomen hoeven te worden in de CO2-rapportage.

De rapportageplicht geldt voor organisaties met 100 of meer werknemers. Het doel is om in 2030 minimaal 1,5 megaton CO2 minder uit te stoten. In de CO2-rapportage legt de werkgever het totaal aantal kilometers vast dat de werknemers in een kalenderjaar hebben afgelegd voor zakelijk en woon-werkverkeer. Hierbij wordt ook het vervoermiddel en brandstoftype genoteerd om zo het totaal aan CO2-uitstoot te kunnen berekenen.

Vanaf 1 januari 2024 is elke werkgever met meer dan 100 medewerkers verplicht de zakelijke CO2-uitstoot te registreren. Maar vallen zakelijke vliegreizen ook onder de regels van de CO2-rapportageplicht? Ondanks de afname van zakelijke vliegreizen is dit type reis goed voor 30% van alle vliegreizen. Reden om je af te vragen of deze reizen ook geregistreerd moeten worden. Hieronder leggen we uit welke CO2-regels hiervoor gaan gelden.

Bedrijven zijn niet verplicht de zakelijke vliegreizen van medewerkers te rapporteren in de CO2-rapportage.

De reden hiervoor ligt bij de vormgeving van de regels. Vanuit Europa is elk land verplicht zijn eigen klimaatakkoord vorm te geven. In Nederland hebben overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties samen besloten hoe we de CO2-uitstoot binnen Nederland gaan verlagen. Waaronder ook het zakelijk verkeer en woon-werkverkeer.

Omdat zakelijke vliegreizen naar het buitenland gaan, hoeven deze niet meegenomen te worden in de CO2-rapportage. Ook geeft de Rijksoverheid aan dat reizen per boot of schip naar het buitenland er buiten vallen. Kortom, je hoeft deze reizen niet te registreren voor je CO2-rapportage.

Wil je weten wat je wel moet gaan registreren in je CO2-rapportage? In onze white paper leggen we uit wat er gaat veranderen voor jou als werkgever: klik om te downloaden.

Zakelijk vliegen speelt een cruciale rol in de moderne, wereldwijde bedrijfswereld, maar dit heeft een aanzienlijke CO2-impact. De luchtvaartindustrie draagt voor ongeveer 2% bij aan de wereldwijde CO2-uitstoot volgens de Rijksoverheid. Een groot deel hiervan is afkomstig van zakelijke vluchten vanwege hun hoge frequentie en lange afstanden. Echter, door de coronapandemie hebben veel bedrijven de overstap moeten maken naar virtuele bijeenkomsten. Dit heeft geleid tot een verminderde vraag naar zakelijke vluchten, wat een positieve invloed heeft gehad op de CO2-uitstoot.

Om deze positieve verandering te bevorderen kun je nadenken over alternatieven voor zakelijke vliegreizen die je meeneemt in jullie mobiliteitsbeleid:

• Treinreizen: Er wordt steeds meer mogelijk op het gebied van internationale treinreizen als alternatief voor vliegreizen. Ze hebben vaak een aanzienlijk lagere CO2-voetafdruk en kan net zo snel en efficiënt zijn. Vooral wanneer je inchecktijd en -procedures meerekent. Vooral grote Europese steden zijn makkelijk met dit type vervoer te bereiken.

• Vergader virtueel: Anno 2023 weten we ook dat een meeting vaak via videobellen kan plaatsvinden. In je mobiliteitsbeleid kun je meenemen wanneer het wel of niet geoorloofd is om te vliegen naar een vergadering. In plaats daarvan kun je een videocall inplannen. Een makkelijke manier om CO2-vermindering te realiseren.

• Elektrische auto: Meetings in omliggende Europese landen zijn ook makkelijk op te vangen met een rit in de elektrische auto. Met onze Shuttel laaddruppel kun je in Nederland en Europa bij meer dan 250.000 laadpunten terecht. Zo kun je opgeladen de weg op.

Het uitgangspunt blijft natuurlijk om na te gaan of de zakelijke vliegreis noodzakelijk is. Zo niet, dan is kiezen voor een duurzaam alternatief een betere optie:

• Kies voor een directe vlucht. Deze stoten minder CO2 uit omdat dit voornamelijk ontstaat bij het opstijgen en afdalen tijdens de vlucht.
• Vlieg economy class in plaats van business class. De tweede neemt meer ruimte in beslag wat zorgt voor een hogere CO2-voetafdruk per reis.
• Ga voor een groene luchtvaartmaatschappij die investeert in duurzaamheid.
• Compenseer de CO2-uitstoot. Plant bomen of draag bij aan milieuprojecten om je uitstoot te compenseren.

In je mobiliteitsbeleid kun je omtrent zakelijke vliegreizen duidelijke regels opstellen. Zie het als een moment om niet alleen jullie CO2-uitstoot te verminderen, maar ook om te werken aan een duurzame toekomst.

Bij Shuttel helpen wij werkgevers niet alleen hun CO2-uitstoot door zakelijke mobiliteit inzichtelijk te maken. We helpen je ook kansen te identificeren om te verduurzamen en sparren met jullie over een passend mobiliteitsbeleid.

Via Shuttel registreren jullie medewerkers al hun reisbewegingen, ongeacht het vervoermiddel. Van openbaar vervoer tot deelfietsen, en van eigen vervoersmiddelen tot thuiswerken: Shuttel legt het allemaal vast, inclusief de CO2-uitstoot per rit. Met deze gegevens, verzameld volgens de AVG-regels, stellen we een duidelijk overzicht op dat jullie eenvoudig kunnen indienen bij het e-loket van het Rijk.

In de CO2-rapportage voor organisaties met meer dan 100 werknemers is het noodzakelijk om onderscheid te maken tussen zakelijk verkeer en woon-werkverkeer. Maar wat betekent dit precies, en hoe zit het met reizen naar of tussen verschillende vestigingen? Dat leggen we je uit in dit artikel.

Woon-werkmobiliteit is een cruciaal aspect van werkgebonden personenmobiliteit en beslaat 86% van alle werkgerelateerde reizen. Het gaat om de dagelijkse reizen tussen de woning of verblijfplaats van de werknemer en de standplaats van de werkzaamheden. Deze reizen vinden elke dag plaats, behalve als de werknemer thuis werkt.

• Het gaat om de dagelijkse reizen tussen de woning of verblijfplaats van de werknemer en de standplaats van de werkzaamheden;
• Deze reizen vinden elke dag plaats, behalve als de werknemer thuis werkt;
• Vaste Werkadres: De locatie waar de werknemer ‘gewoonlijk’ arbeid verricht, vaak vermeld in de arbeidsovereenkomst;
• Reizen naar verschillende vestigingen: Dit valt ook onder woon-werkmobiliteit, evenals incidentele ritten naar het werkadres om bijvoorbeeld materialen op te halen;
• Uitzend- of detacheringsbureau: Reizen van deze werknemers naar verschillende locaties bij opdrachtgevers worden beschouwd als woon-werkmobiliteit.

• Reizen naar andere plaatsen dan het vaste werkadres worden beschouwd als zakelijke mobiliteit;
• Als een werknemer geen vast werkadres heeft, worden alle reizen als zakelijke mobiliteit gezien.

De zakelijke mobiliteit vormt de overige 14% van de werkgebonden personenmobiliteit. Dit betreft de reizen die een werknemer maakt in opdracht van zijn of haar werkgever. Het verschilt van woon-werkmobiliteit en omvat reizen naar andere locaties dan het vaste werkadres, bijvoorbeeld voor vergaderingen, klantbezoeken of andere zakelijke doeleinden. Hiermee is zakelijke mobiliteit een belangrijk en complementair onderdeel van de totale werkgerelateerde reisactiviteit.

• Type reizen: Het omvat reizen die een werknemer uitvoert in opdracht van zijn of haar werkgever;
• Doel: De reizen zijn meestal gericht op het bijwonen van vergaderingen, klantbezoeken, conferenties, trainingen, of andere zakelijke activiteiten;
• Locatie: Deze reizen zijn naar andere plaatsen dan het vaste werkadres;
• Onderscheid: Zakelijke mobiliteit is afgescheiden van woon-werkmobiliteit en omvat geen dagelijkse reizen tussen de woning en het vaste werkadres;
• Contractuele basis: Als een werknemer geen vast werkadres heeft, worden alle reizen beschouwd als zakelijke mobiliteit.

Het maken van onderscheid tussen woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit kan administratief ingewikkeld zijn. Toch zijn er een aantal manieren waarop dit verschil doorgaans kan worden aangegeven. Na vragen vanuit Shuttel heeft het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat laten weten dat zij zoveel mogelijk de fiscale regels volgen, zoals die zijn vastgelegd in het Handboek Loonheffingen. Hieronder vind je een aantal praktische voorbeelden:

1. Detachering: Als een werknemer naar een klant reist voor overleg, valt dit onder zakelijke mobiliteit. Maar wanneer die werknemer regelmatig naar die klant reist voor het verrichten van werkzaamheden (detachering), is er sprake van woon-werkmobiliteit.
2. Reizen naar bouwplaats: Reizen van een bouwvakker naar de bouwplaats vallen hieronder. Echter, als de bouwplaats in de arbeidsovereenkomst staat als de locatie waar de arbeid wordt verricht, dan wordt dit beschouwd als woon-werkmobiliteit.
3. Reizen tussen vestigingen: Als een werknemer reist tussen verschillende vestigingen van het bedrijf waarvoor hij/zij werkt, en deze vestigingen zijn niet zijn/haar vaste werkadres, dan wordt dit gezien als zakelijke mobiliteit.
4. Trainingen: Als een werknemer naar een externe locatie reist voor een training of conferentie, wordt dit gezien als zakelijke mobiliteit.
5. Woon-werkmobiliteit bij vast werkadres: Als een werknemer naar een vast adres reist dat in de arbeidsovereenkomst staat als zijn/haar reguliere werkplek, dan is dit woon-werkmobiliteit, zelfs als de werknemer daar incidenteel werkt.

In de complexe wereld van CO2-rapportage is het scheiden van woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit een cruciale maar vaak ingewikkelde taak. Terwijl woon-werkverkeer betrekking heeft op de dagelijkse reizen van een werknemer naar zijn/haar vaste werkplek (vormt 86% van de werkgebonden personenmobiliteit), omvat zakelijke mobiliteit de overige 14%, gericht op reizen in opdracht van de werkgever naar andere locaties dan het vaste adres.

Het onderscheid wordt verder verduidelijkt door onder andere de contractuele basis en het doel van de reis. Diensten zoals Shuttel kunnen helpen bij het automatiseren van de registratie van woon-werkreizen, waardoor de administratieve last wordt verlicht. De handreiking van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, in lijn met het Handboek Loonheffingen, bieden richtlijnen om dit onderscheid effectief te maken. Hiermee wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan een verantwoorde en nauwkeurige CO2-rapportage binnen de organisatie.