Ruim 2.200 medewerkers van Kindergarden verspreid over meer dan 70 vestigingen reizen elke dag op hun eigen manier naar werk. Dankzij Shuttel is dat eenvoudig geregeld. De medewerkers ervaren flexibiliteit en HR houdt grip op de administratie en kosten. Daphne Bossenbroek, HR Business Partner bij Kindergarden, vertelt over hoe de samenwerking met Shuttel zorgt voor eenvoudige administratie van hun mobiliteitsbeleid in de praktijk.

Kindergarden is een van de grotere kinderopvangorganisaties van Nederland. Dagelijks staan de medewerkers klaar voor alle baby’s, dreumesen, peuters op het kinderdagverblijf en basisschoolleerlingen op de BSO, in een veilige en vertrouwde omgeving. “Onze collega’s moeten zich volledig kunnen richten op de kinderen”, vertelt Daphne. “Het vergoeden van reiskosten moet zo makkelijk mogelijk zijn en zo min mogelijk tijd kosten.”

De cao-wijziging rondom de verplichte kilometervergoeding van 23 cent voor fietsen en wandelen was voor Kindergarden hét moment om hun mobiliteitsbeleid onder de loep te nemen. Samen met adviesorganisatie Breikers werd het beleid inhoudelijk vernieuwd, met extra aandacht voor de pijlers duurzaamheid en vitaliteit.

“Beleid op papier is stap één”, legt Daphne uit. “Maar om het beleid uit te voeren, hadden we een partner nodig die het administratieve stuk slim kon inrichten.” Na een zorgvuldig tendertraject viel de keuze op Shuttel.

Voorheen schoten medewerkers hun reiskosten voor en dienden ze losse declaraties in. Denk aan declaraties voor woon-werkritten of losse OV-declaraties. Een tijdrovend proces voor zowel de medewerker als voor de HR-afdeling. “Declaraties kwamen los binnen bij HR en moest handmatig worden gecontroleerd”, geeft Daphne aan. Met Shuttel is dat grotendeels verleden tijd.

Medewerkers regelen hun mobiliteit nu eenvoudig via enkele klikken per maand in de Shuttel Mobiliteitsapp of Mijn Shuttel-omgeving. De declaraties worden nu niet meer gecontroleerd door de HR-afdeling, maar reistransacties (eigen vervoer, OV, parkeren, etc.) belanden automatisch in de goedkeuringsflow. Alle woon-werk transacties die volgens reguliere patronen plaatsvinden worden automatisch goedgekeurd. Is er iets bijzonders aan de hand met de reis, bijvoorbeeld een rit laat in de avond, in het weekend of met hoge parkeerkosten, dan wordt deze in de goedkeuringsflow getoond aan de manager, die de rit goed- of afkeurt. Zo ontstaat een efficiënt proces waarin de administratie van alle woon-werkreizen minder tijd kost. Keurt de manager een transactie af? Dan ontvangt de medewerker deze retour met een opmerking, om alsnog op een juiste manier te verwerken. Een effectief proces, volgens Daphne. “We horen er weinig meer over en dat is een goed teken. Het systeem is intuïtief en werkt goed, voor iedereen.”

Met ruim 2.200 medewerkers en regelmatige mutaties, was een koppeling tussen het personeelsbestand van Kindergarden in AFAS met de Mijn Shuttel-omgeving een harde eis. Dankzij deze koppeling worden alle medewerker mutaties automatisch doorgegeven en heeft Kindergarden geen omkijken naar bijvoorbeeld het uitgeven van mobiliteitskaarten aan nieuwe medewerkers. “Nieuwe collega’s, uitdiensttredingen of wijzigingen van mobiliteitsgroep worden automatisch doorgezet naar Shuttel”, legt Daphne uit. “Dat scheelt onze HR-support afdeling tijd en voorkomt fouten.” Wordt een nieuwe medewerker geregistreerd in het personeelsbestand? Dan ontvangt deze persoon automatisch een uitnodiging om zich te registreren voor Shuttel.

De implementatie van Shuttel werd door Kindergarden als gestructureerd en persoonlijk ervaren. “We zijn stap voor stap meegenomen door het hele proces. Van het inregelen van mobiliteitsgroepen en de communicatie richting onze collega’s tot praktische ondersteuning bij de livegang”, vertelt Daphne.

Shuttel leverde communicatiematerialen, een duidelijke implementatiepagina en live demo’s voor de managers. “Voor de pedagogisch professionals is het lastiger om bij een live demo aanwezig te zijn omdat zij op de groep staan. Voor hen waren er handige video’s, zodat iedereen goed voorbereid aan de slag kon met Shuttel.”

Steeds meer organisaties willen hun medewerkers stimuleren om duurzamer te reizen. Die ambitie is er, gedreven door doelen rond vitaliteit, kostenbeheersing en aantrekkelijk werkgeverschap. Toch blijkt de praktijk vaak weerbarstig. Want hoe zet je een goed voornemen om in een dagelijkse gewoonte met meetbaar resultaat? Hoe krijg je jouw medewerkers op de fiets?

Conclusion, als toonaangevende dienstverlener in businesstransformatie & IT-services én moderne werkgever, laat zien hoe het werkt. Met een bewust ontworpen mobiliteitsbeleid voor ruim 1.500 medewerkers is duurzaam reizen een succes geworden. De resultaten bewijzen het: voor wie binnen Conclusion fietsen een realistische optie is, fietst structureel vaker dan gemiddeld. Raymond Wolters, Manager Compensation & Benefits, vertelt ons over de sleutel tot succes.

Het realiseren van meer fietskilometers is geen kwestie van één enkele ingreep. Het is het resultaat van een complete aanpak. Veel organisaties worstelen met het overbruggen van de kloof tussen beleid en praktijk. Conclusion is hierin geslaagd door medewerkers op verschillende manieren te faciliteren:

• Hogere fietsvergoeding en richten op de juiste motivatie
• Fietsplan en faciliteiten
• Administratieve drempel verlagen met Shuttel

De keuze voor de fiets moet in de praktijk haalbaar zijn, waarbij de woon-werkafstand vaak doorslaggevend is. Dankzij de opkomst van de elektrische fiets geldt een afstand van circa 15 kilometer als goed te overbruggen. Conclusion speelt hierop in en ondersteunt (potentiële) fietsers zo veel mogelijk. “We proberen de drempels om te gaan fietsen voor onze medewerkers te verlagen. Zo bieden we een aantrekkelijk fietsplan waarmee zij eenvoudig over een goede (elektrische) fiets kunnen beschikken. Daarnaast hebben we geïnvesteerd in faciliteiten, zoals fietsenstallingen en douches,” vertelt Raymond.

“Als je de drempel om te fietsen verlaagt, moet je niet allerlei nieuwe, administratieve drempels opwerpen,” stelt Raymond. Conclusion heeft daarom met Shuttel ook geïnvesteerd in de administratieve faciliteiten. Medewerkers registreren eenvoudig hun ritten – per fiets of auto – via de Shuttel Mobiliteitsapp of Mijn Shuttel-omgeving; de afhandeling verloopt automatisch. Voor het OV gebruiken ze de Shuttel-kaart: in- en uitchecken, klaar. Het platform van Shuttel vertaalt elke rit direct naar de juiste, gedifferentieerde reiskostenvergoeding. Dit zorgt voor een sluitende administratie zonder handmatig rekenwerk en een automatische toepassing van de verschillende vergoedingen.

Raymond vult aan: “Het grote voordeel is dat niet alleen de registratie voor de medewerker eenvoudiger wordt. Wij als werkgever krijgen ook direct inzicht in reisgedrag, kosten en CO2-uitstoot. Dit helpt ons om bij te sturen waar nodig en onze duurzaamheidsdoelen te blijven realiseren. En ondersteunt ons in de WPM-rapportage”.

De complete aanpak van Conclusion, ondersteund door het Shuttel-platform, levert indrukwekkende resultaten op tegenover het gemiddelde van Shuttel-gebruikers:

• Binnen 5 kilometer: Meer dan 70% van de medewerkers kiest voor de fiets (tegenover circa 50% gemiddeld)
• Tussen 5 en 10 kilometer: Het fietsaandeel blijft boven 50%, wat structureel hoger is dan gemiddeld
• Tot 15 kilometer: Waar fietsen realistisch is, wordt het aantoonbaar vaker gedaan

Raymond concludeert: “De data van Shuttel bevestigt wat we hoopten te zien. Door de drempels te verlagen en het fietsen te faciliteren en belonen, kiezen medewerkers vaker voor de fiets. Het bewijst dat onze complete aanpak werkt in de praktijk.”

Het effect van dit beleid gaat verder dan alleen de reisstatistieken. Het is een strategische keuze die de hele organisatie raakt. “Dit is geen losstaand project, het raakt de kern van wie we als werkgever willen zijn.” legt Raymond uit. “We zien dat vitaliteit een plek krijgt in de werkdag van onze mensen en we positioneren ons sterker op de arbeidsmarkt. Het sluit bovendien perfect aan op onze ‘Conclusion Cares’-ambities en helpt ons concreet om onze doelen voor de CO2-reductie te halen. Wat begon als een mobiliteitsvraagstuk, is een strategisch instrument geworden.”

Wil jij, net als Conclusion, je ambities omzetten in een tastbaar succesverhaal? Wij helpen je om de duurzame keuze net zo logisch te maken. We vertalen je ambities naar een beloningsstructuur die fietsen echt loont, zorgen dat medewerkers zonder gedoe kunnen registreren en inchecken, en begeleiden de introductie met heldere communicatie. Het resultaat is merkbaar in de hele organisatie: meer fietsritten, minder autokilometers en een verhaal dat je met trots vertelt aan (toekomstige) collega’s. Plan een vrijblijvend gesprek, dan laten we zien hoe jij van de fiets de vanzelfsprekende keuze maakt.

Ter voorbereiding op de verhuizing naar een nieuw kantoorpand ontwikkelde GS1 een ambitieus mobiliteitsbeleid. Met Shuttel als mobiliteitspartner werd dit mobiliteitsbeleid snel en effectief in de praktijk gebracht. Het resultaat: meer flexibiliteit voor medewerkers en minder administratielast voor HR. In deze klantervaring deelt Jojan Zwager, mede-ontwikkelaar van het beleid, haar ervaringen met Shuttel.

GS1 ontwikkelt wereldwijde standaarden voor productdata. Als neutrale non-profit organisatie werkt GS1 samen met deelnemers en partners aan een universeel systeem voor productherkenning en datadeling. Voor ziekenhuizen en retailers tot voedselproducenten en kledingmerken. GS1 streeft ernaar om met één scan toegang te geven tot betrouwbare data van elk product. GS1 helpt ondernemers te voldoen aan de eisen van nu en morgen op weg naar een circulaire economie.

Momenteel telt GS1 Nederland ruim 90 medewerkers op het kantoor in Amstelveen. Jojan Zwager, HR Support & Reporting Specialist, is verantwoordelijk voor de payroll, personeelsadministratie en biedt ondersteuning bij uiteenlopende HR-vraagstukken. Daarnaast adviseert ze medewerkers over het gebruik van Shuttel, houdt ze het reisgedrag steekproefsgewijs in de gaten en verwerkt ze de gegevens in de loonadministratie.

Voor de komst van Shuttel was mobiliteit bij GS1 allesbehalve flexibel. HR en medewerkers besteedden toen nog veel tijd aan het handmatig verwerken van losse Excel-formulieren met werkgerelateerde kilometers en het uitdraaien van de OV-reishistorie. Ook de administratie van thuiswerkdagen verliep complex. “Er was weinig ruimte voor verandering in vervoerskeuze,” vertelt Jojan. “Het bieden van flexibele mobiliteit zou administratief onhaalbaar zijn geweest.”

Samen met haar collega’s ontwikkelde Jojan een vernieuwd mobiliteitsbeleid dat dankzij Shuttel succesvol kon worden uitgerold. “Door het gebruik van Shuttel hebben we veel meer flexibiliteit én tijdswinst gerealiseerd, voor zowel medewerkers als de HR-afdeling,” vertelt ze.

Het gebruik van Shuttel bij GS1 blijkt dan ook een schot in de roos. Volgens Jojan draagt het niet alleen bij aan meer vrijheid in de dagelijkse reiskeuze van medewerkers, maar zorgt het ook voor een aanzienlijke verlaging van de administratieve lasten binnen HR:

• “Medewerkers kiezen hun vervoermiddel per dag, in plaats van één vaste optie;
• Registratie van kilometers verloopt eenvoudig via Shuttel, geen Excel of losse OV-declaraties meer;
• De Shuttel kaart laadt automatisch op, wat OV-gebruik laagdrempelig maakt. We zien steeds meer medewerkers in het OV stappen omdat ze de kaart toch op zak hebben;
• HR hoeft geen reiskostenberekeningen meer te maken bij mutaties. Ook thuiswerkdagen worden via Shuttel geregistreerd, wat ons HR team veel tijd scheelt en hiermee voldoen we gelijk aan de fiscale normen;
• Medewerkers kunnen na overleg met HR voor zakelijke ritten MyWheels of deelscooters gebruiken, zonder dat GS1 iets hoeft te regelen.”

Medewerkers kunnen hun mobiliteitsadministratie eenvoudig regelen via zowel de Shuttel app als de webportal Mijn Shuttel-omgeving. “De medewerkers zijn erg tevreden over het gebruik van Shuttel, en bij HR komen er nauwelijks nog vragen binnen,” vertelt Jojan.

Voor zowel GS1 als Shuttel lag er een uitdaging in de zeer beperkte tijd voor implementatie. Na de keuze voor Shuttel, resteerden er nog slechts zes weken tot de verhuizing naar het nieuwe kantoorpand. “We wilden dat de nieuwe mobiliteitsregeling direct op de eerste werkdag in ons nieuwe kantoor van start zou gaan,” vertelt Jojan.

Shuttel biedt de mogelijkheid tot maatwerk, iets waar GS1 uitgebreid gebruik van heeft gemaakt. “Shuttel heeft ons uitstekend ondersteund bij het vertalen van ons mobiliteitsbeleid naar hun platform. Tijdens het implementatietraject zijn al onze wensen schematisch uitgewerkt, waarbij Shuttel actief meedacht en adviseerde. Door een slimme indeling van medewerkersgroepen hebben we een groot aantal vergoedingscombinaties op kunnen nemen. Bijvoorbeeld een kilometervergoeding met een maximum afstand voor autogebruik, en een hogere vergoeding voor de fiets. Er is veel mogelijk in het systeem van Shuttel, waardoor we onze regeling één op één konden overnemen, zonder concessies te doen,” aldus Jojan.

Met het nieuwe effectieve mobiliteitsbeleid en de praktische inrichting via Shuttel stuurt GS1 steeds gerichter op duurzame mobiliteit. Volgens Jojan Zwager gebeurt dat op meerdere fronten: “We zijn verhuisd naar een locatie die beter bereikbaar is met het openbaar vervoer en stimuleren actief het fietsen, onder andere via een leasefietsregeling waar inmiddels 20% van de medewerkers gebruik van maakt en via een dubbele netto reiskostenvergoeding bij gebruik van de eigen fiets. Daarnaast hebben we alle fossiele leaseauto’s vervangen door elektrische modellen en Shuttel faciliteert ook in laadoplossingen.”

Hoewel GS1 met minder dan 100 medewerkers niet verplicht is om aan de CO2-registratieplicht (Rapportage Werkgebonden Personenmobiliteit) te voldoen, houden ze toch vrijwillig CO2-rapportages bij. Alle reisbewegingen worden vastgelegd in de Shuttel-app. We zien inmiddels een kleine positieve verschuiving richting duurzamer woon-werkverkeer,” aldus Jojan.

Steeds meer bedrijven, (lokale) overheden en organisaties zijn de afgelopen jaren begonnen met shuttelen. Het is gebruikelijk dat we tijdens een implementatietraject van een aantal nieuwe gebruikers horen. Vaak met toch nog een vraag of verzoek. Maar tijdens de implementatie van één klant bleef het vrijwel geheel stil op de lijn. In deze case studie bespreken we de soepele implementatie van Gemeente ’s-Hertogenbosch. Welke adviezen hebben we voor toekomstige klanten op basis van deze implementatie?

Voor elke implementatie geldt dat communicatie de sleutel is. Of je nou nieuwe koffieautomaten neerzet, kantoortuinen introduceert of je mobiliteitsbeleid anders inricht. Maar welke communicatie de deur uitgaat en wanneer, is maatwerk en hangt af van je situatie en werknemers. Toch zijn er generieke tips die we op basis van onze ervaringen kunnen delen. Daarbij laten we ook Josien van de Pasch aan het woord. Zij is als projectleider vanuit HR (mede)verantwoordelijk voor de communicatie en implementatie van de Shuttel kaart bij de Gemeente ’s-Hertogenbosch.

Een goede implementatie start met het op de hoogte stellen van je medewerkers over de ophanden zijnde verandering. Wij hebben daarvoor al e-mails voor je klaarliggen; van een eerste e-mail waarin we onszelf als Shuttel aankondigen tot een laatste instructie die na het eerste gebruik van de Shuttel kaart verstuurd wordt. Toch is het zinnig daar een eigen draai aan te geven om je medewerkers beter aan te kunnen spreken.

Dit is ook de ervaring van Josien van de Pasch: ‘Door van tevoren alle e-mails van Shuttel te hebben en aan te kunnen passen, kon ik beter inspelen op de voorkennis van onze medewerkers. Zo gebruiken wij andere termen en heb ik bijvoorbeeld een inleiding toegevoegd die gericht was op onze specifieke situatie. Ik heb vrijwel elke standaard e-mail vanuit Shuttel (iets) aangepast. Lachend: ‘Jullie zullen wel gedacht hebben: ‘daar komt ze weer!’.’

Naast het inspelen op de situatie en de voorkennis van medewerkers, is het ook zinnig de communicatie zo helder mogelijk te houden. Het kiezen van het juiste medium en moment is hierbij van belang. Van de Pasch: ‘Wij mailen alleen als het echt noodzakelijk is. Onze ervaring is dat mensen, als je ze overlaadt met mails, steeds minder (goed) lezen. Daarom maakten we tijdens de implementatie vooral gebruik van narrowcasting en ons intranet. Alleen persoonlijke of noodzakelijke informatie werd gemaild.’

Ook het moment van communiceren speelt een rol. Op vrijdagmiddag een mail de deur uitdoen als de meeste medewerkers op dat moment al van hun weekend genieten, is minder praktisch. ‘Veel mensen werken bij ons op dinsdag- of donderdagochtend. Als je wilt dat mensen de mail lezen en er meteen iets mee doen, is dat dus het meest praktische moment om een mail te versturen.’

Hoewel je met bovenstaande adviezen waarschijnlijk al veel vragen en opmerkingen van medewerkers afvangt, voorkom je er waarschijnlijk niet álle vragen of opmerkingen mee. Wij zijn natuurlijk te bereiken voor dergelijke persoonsgebonden vragen, maar het is ook praktisch intern voor een vangnet te zorgen. Zo was de afdeling personeelszaken bij Gemeente s’-Hertogenbosch volledig op de hoogte van het proces, waardoor medewerkers intern ook meteen geholpen konden worden.

Het creëren van heldere aanspreekpunten voor vragen en opmerkingen is dus ook van harte aan te bevelen.

Wij doen dat aan onze kant ook; naast het Shuttel loket dat voor alle medewerkers bereikbaar is voor persoonlijke vragen, stellen we ook één implementatiemanager aan waar je communicatie en beleid mee afstemt. Van de Pasch: ‘Ik heb het als zeer prettig ervaren dat ik bij een persoon terecht kon die volledig op de hoogte was. In ons geval was dat Jochem Reintjes. We belden voor en tijdens de implementatie elke week. Soms maar vijf minuten, soms een uur. Zo hielden we elkaar op de hoogte wat er aan beide kanten gebeurde.’

Hoe soepel een implementatie loopt, heb je als organisatie dus grotendeels in eigen hand. Gelukkig hoef je dit niet alleen te doen. Voor de implementatie van Shuttel hebben we namelijk een implementatiekit ontwikkeld waarin planningen, communicatie(momenten) en tips opgenomen zijn. Onder meer op basis van de aanbevelingen en ervaringen die we bij de implementatie van Gemeente ‘s-Hertogenbosch hebben opgedaan.

En natuurlijk moedigen we het aan daarin aanpassingen te doen om beter in te spelen op je specifieke situatie of medewerkers. Ook als je dat veelvuldig doet.

Arjen Juurlink van FrieslandCampina wil samen met Shuttel medewerkers slimme en bewuste keuzes laten maken door middel van een persoonlijk mobiliteitsbudget. Dat zijn visie succes heeft, bleek wel toen hij in 2017 tijdens Fleetmanagement Event werd verkozen tot Mobiliteitsmanager van het jaar.

Arjen Juurlink – werkzaam op de afdeling Compensation & Benefits – werd door de vakjury geprezen vanwege het feit dat hij mobiliteit een vaste plek heeft weten te geven in het integrale beleid van FrieslandCampina. Dat betekent dat hij een mobiliteitsbeleid heeft gecreëerd waarin duurzaamheid, veiligheid en keuzevrijheid belangrijke onderdelen zijn. Medewerkers kunnen hun eigen keuze maken en dat getuigt van een gestructureerde aanpak en doorzettingsvermogen, aldus de jury.

“In juni 2015 kwamen we in contact met Shuttel en Pon. Ons mobiliteitsbeleid moet aansluiten bij onze corporate doelstellingen over Duurzaamheid en Safety. Samen met Shuttel hebben we een visie op integrale mobiliteit ontwikkeld. Deze visie hebben we vertaald in het mobiliteitsbeleid voor de leasepopulatie binnen FrieslandCampina. We willen graag dat werknemers meer eigen verantwoordelijkheid nemen. In de automotive en ook bij Pon, zie je een switch in denken over de auto als asset naar denken in mobiliteit. Shuttel is een strategische partner die ons helpt mobiliteit te faciliteren. Doel is om medewerkers slimme en bewuste keuzes te laten maken door middel van een persoonlijk mobiliteitsbudget. We troffen elkaar op het juiste moment. Zelfs de grootste vervoerders van het land komen informeren hoe wij onze mobiliteit geregeld hebben.”

“De eerste vraag moet zijn: Wanneer en waar werk ik vandaag? Kan ik vandaag contact hebben via de mail of via Skype? En als ik moet reizen, neem ik de trein of pak ik de auto? We hebben ons technische beheer om thuiswerken mogelijk te maken goed op orde. Door slimmer en bewuster in te kopen realiseren we een forse besparing op onze mobiliteitskosten. Van de medewerkers die nu instromen kiest de helft bewust voor een kleinere auto omdat ze minder bijtelling betalen en dus geld, of budget overhouden. Bij ons mag je met de leaseauto 12.000 privé-kilometers maken per jaar. Rijd je minder, dan houd je geld over van je budget. Sinds oktober geven we ook onze non-lease werknemers een mobiliteitsbudget voor woon-werkverkeer. Moeten zij zakelijk rijden, dan willen we bijvoorbeeld openbaar vervoer of Greenwheels-achtige oplossingen aanbieden.”

”Voor de werking van het individuele mobiliteitsbudget is een adequate rittenadministratie nodig. Dat is noodzakelijk om de gereden kilometers inzichtelijk te krijgen en een verdeling te maken naar zakelijk, woon-werk of privé kilometers. Alle leaseauto’s hebben dan ook een rittenregistratiesysteem aan boord.

“Safety staat bij ons op nummer 1 en road safety is daar een belangrijk onderdeel van. Om veilig reizen te stimuleren krijgen alle leaserijders periodiek e-learnings aangeboden en een rijvaardigheidstraining van twee uur om veiliger en duurzamer te kunnen rijden. Bewustwording is hier het sleutelwoord.”

“Meer en meer collega’s krijgen een mobiliteitsbudget om zelf hun vervoer te organiseren. Daarnaast willen we onze leaseauto’s voorzien van Greenwheels-techniek. Uiteraard gebeurt dit op basis van vrijwilligheid. Op deze manier kunnen de leaseauto’s gebruikt worden door andere werknemers, in plaats van stil te staan op ons parkeerterrein. Hiermee stimuleer je dat mensen hun eigen, oudere en vervuilendere auto laten staan.”

Als IT-organisatie met klanten door heel Nederland en ongeveer 1.000 Nederlandse werknemers, heeft The Digital Neighborhood, dat momenteel een collectief van 11 bedrijven is, te maken met een breed scala aan mobiliteitsuitdagingen. Voorheen maakten zij gebruik van verschillende mobiliteitsaanbieders, waardoor de administratie onoverzichtelijk werd. Bovendien bracht dit een extra administratieve uitdaging met zich mee voor de CO2-registratieplicht. Door Shuttel te gebruiken is dit nu vereenvoudigd. Zo kan The Digital Neighborhood flexibiliteit bieden aan de medewerkers, zonder dat de administratie ingewikkeld wordt.

Remco Frankin (Fleet Manager) schetst de situatie: “De ene medewerker gebruikte een NS-businesscard, de ander had geen OV-vergoeding. Parkeren werd daarnaast los gedeclareerd. Je kunt je wel voorstellen dat dat een hoop declaraties met zich meebracht. Nu wordt dat allemaal via Shuttel gedaan. Dat scheelt een hele hoop papierwerk. Daarnaast zijn er diensten bijgekomen die we voorheen nog niet hadden: zoals laden en tanken in het buitenland of het gebruikmaken van zakelijk deelvervoer met Greenwheels.”

Voor een bedrijf als The Digital Neighborhood zijn de diverse mobiliteitsopties belangrijk, vertelt Remco: “Onze medewerkers hebben flexibiliteit nodig om op verschillende locaties te kunnen werken. Dat betekent soms een plek die dichtbij een stadscentrum of treinstation ligt, maar het kan net zo goed ergens op een industrieterrein zijn. In het ene geval is het openbaar vervoer het meest efficiënt, in het andere pak je de auto. De vrijheid om -waar nodig- te switchen tussen verschillende opties, zonder extra administratieve rompslomp, is wat Shuttel naar mijn mening uniek maakt.”

En er is nog een andere, belangrijke reden waarom The Digital Neighborhood gebruikmaakt van Shuttel: de CO2-registratieplicht. Remco legt uit hoe het zit: “Eén van de voornaamste redenen om samen te werken met Shuttel is om te voldoen aan de CO2-registratieplicht. Als bedrijf met meer dan 100 medewerkers moeten we natuurlijk rapporteren over onze CO2-uitstoot per medewerker. Doordat wij Shuttel inzetten voor de mobiliteit van al onze medewerkers, hebben we gelijk alle benodigde gegevens voor de CO2-rapportage. Zelfs terwijl we meerdere bedrijven hebben die blijven groeien. Met Shuttel hebben we alle reisgegevens op één plek.”

Wil je net als The Digital Neighborhood voorbereiden op de CO2-rapportageplicht? In deze whitepaper geven we tips, voorbeelden en een helder stappenplan.

Remco Frankin, Fleet Manager

“Natuurlijk vereist iedere verandering een zekere aanpassing. Het was even wennen, maar uiteindelijk is het efficiënter om alles via één mobiliteitsapp bij te houden. De reacties zijn na enkele maanden heel positief. Het werkt makkelijk en snel, en met vragen kunnen ze altijd bij de helpdesk terecht.”

Ook The Digital Neighborhood heeft de afgelopen jaren gemerkt dat de coronacrisis bepaalde veranderingen versneld heeft. Remco: “Terwijl IT-bedrijven al jaren bekend zijn met thuiswerken, is van afstand werken in korte tijd eerder regel dan uitzondering geworden. En waarom ook niet? Het kan efficiënt en zelfs kostenbesparend werken. Ook hebben medewerkers meer vrijheid over hun privéleven. Allemaal voordelen, die -mits goed bijgehouden- voor hogere productiviteit kunnen zorgen.”

Door Shuttel in de arm te nemen is die registratie nu grotendeels uit handen gegeven. Van de mobiliteitsvraagstukken van de werknemers als de verschillende wensen op thuiswerkgebied tot het correct toepassen van veranderende wet- en regelgeving als thuiswerk- en kilometervergoedingen: sinds begin 2023 besteedt het bedrijf dit uit aan Shuttel.

In de post-coronatijd lijken de veranderingen met betrekking tot duurzame mobiliteit steeds sneller te komen. Ook bij The Digital Neighborhood is dat een punt van aandacht, vertelt Remco: “Shuttel is hierbij een partner met de juiste know-how en de grootste hoeveelheid verschillende mogelijkheden. Dat is nuttig voor ons bedrijf. Neem de elektrificatie van het wagenpark. Dit is helaas (nog) niet mogelijk voor al onze medewerkers, vanwege de bereikbaarheid van sommige klanten en de grote afstanden die afgelegd moeten worden.”

“Daartegenover staan weer andere medewerkers waarbij gebruik van duurzame vervoermiddelen wel mogelijk is. Per trein, deelauto of ov-fiets: dit wordt via Shuttel gemakkelijk gemaakt. Zo werken we samen aan een duurzamer mobiliteitsplan binnen onze organisatie en zijn we tegelijkertijd altijd ruim op tijd op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen.” Het mobiliteitsbeleid van The Digital Neighborhood kent verschillende gebruikersgroepen waarbij Shuttel faciliteert in de mobiliteitsbehoefte, van leaserijders, medewerkers die met eigen vervoersmiddelen reizen en een reiskostenvergoeding ontvangen tot medewerkers met een mobiliteitsbudget.

Voor de werknemers van The Digital Neighborhood betekende de implementatie van Shuttel een verandering waar men mee om moest leren gaan. Dat viel volgens Remco reuze mee. “Natuurlijk vereist iedere verandering een zekere aanpassing. Het was even wennen, maar uiteindelijk is het efficiënter om alles via één mobiliteitsapp bij te houden. De reacties zijn na enkele maanden heel positief. Het werkt makkelijk en snel, en met vragen kunnen ze altijd bij de helpdesk terecht.”

Aan de achterkant is Shuttel een uitkomst gebleken: een significante vermindering in administratie en facturatie. Voor Remco is de samenwerking een logische stap, en bovendien eentje die nu al zijn vruchten begint af te werpen. “Het contact met Shuttel is bovendien prettig en snel, ik zie het echt als een partnership. Maar ook wanneer we -bijvoorbeeld- iets met een vitaliteitsplan zouden willen doen, dan kan daar altijd op de korte termijn advies over ingewonnen worden. Je merkt dat het een bedrijf is dat actief meedenkt: van aanvraag tot implementatie, of het nou gaat om een tankpas of laadpaal. Het is altijd goed om datgene dat veel tijd en moeite kost, over te laten aan een partij die daar expert in is. Daarnaast werkt het gewoon veel efficiënter: alle data is op één plek beschikbaar, wat een enorme verademing is.”

Hoe kun je als (lokale) overheid een bijdrage leveren aan de verduurzaming en bereikbaarheid in een regio? Met pilots proberen diverse organisaties antwoord te geven op deze vraag. Gemeente Roosendaal implementeerde in samenwerking met Hely en Shuttel een pilot die aantoont dat verduurzaming en (toegenomen) mobiliteit elkaar niet hoeven te bijten. In deze casestudy (ook te lezen in PDF) leggen we uit hoe schoner, minder en anders reizen bijdraagt aan een duurzamer Nederland en hoe je daar als (lokale) overheid een voorbeeldrol in kunt pakken.

Twee jaar geleden zette de Gemeente Roosendaal hun ‘weg naar groen’ in met de ontwikkeling van een nieuw stadskantoor. De gemeente wilde echter niet alleen een duurzaam gebouw, maar ook een duurzaam beleid. Dus werd ook mobiliteit onder de loep genomen. Roosendaal speelt hiermee in op een trend die ook elders in Nederland duidelijk zichtbaar is: de aantrekkingskracht van steden. De keerzijde van deze aantrekkingskracht zijn de uiteenlopende uitdagingen rondom mobiliteit, waaronder de toenemende drukte op de weg en in het openbaar vervoer. Dit komt de bereikbaarheid, luchtkwaliteit en leefbaarheid in steden niet ten goede.

Om Nederland ook in de toekomst bereikbaar en leefbaar te houden heeft de Rijksoverheid duidelijke klimaatdoelstellingen geformuleerd om de CO2-uitstoot te verminderen. Hierbij legt ze een belangrijke rol neer bij werkgevers. Niet zo gek, aangezien meer dan de helft van alle wegkilometers in het personenvervoer werkgerelateerd is. De uitgangspunten zijn om schoner (minder uitstoot per kilometer), minder (minder kilometers, meer thuiswerken) of anders (met andere modaliteiten) te gaan reizen.

Roosendaal wilde ook dat werknemers zich op een duurzamere manier gingen verplaatsen en daarmee tevens een voorbeeld zijn voor ondernemers en bewoners in de gemeente.

Roosendaal had concrete doelstellingen opgesteld (zie kader) en zocht een flexibele mobiliteitsoplossing om haar duurzame ambities waar te maken.Totvoorheen werden zakelijke kilometers met dienst- of privé-auto’s voornamelijk op fossiele brandstoffen gemaakt. Ook bood de woon-werkafstand van werknemers kansen; het merendeel van de werknemers woont namelijk binnen een straal van 15 km en dus op fietsafstand van het stadskantoor.

Daarnaast is onze manier van werken in 2020 drastisch veranderd. Nederland was al kampioen thuiswerken en de corona-crisis heeft laten zien dat thuiswerken voor de meeste kantoorbanen ook prima kan. Veel organisaties hebben al besloten dat deels thuiswerken een blijvertje is. Verandering in wetgeving rondom thuiswerken en reiskostenvergoeding dwong Roosendaal tot het aanpassen van haar vergoedingenbeleid. Je mag immers als werkgever alleen de reiskosten onbelast vergoeden voor de dagen dat er ook gereisd wordt.

• Zakelijke reizen alleen elektrisch
• Vergroten toegang tot OV, deelauto’s en -fietsen
• Belonen duurzaam reizen

• CO2-uitstoot zakelijk en woon-werkverkeer
• (privé)auto’s voor zakelijke reizen
• Parkeerplaatsen en ruimtebeslag

• Meer collega’s op de fiets en OV
• Geen declaraties meer voor zakelijke reizen
• Delen met ondernemers en bewoners

Roosendaal stimuleert haar mensen om het beste en duurzaamste middel voor de reis te kiezen door alle ruim 450 medewerkers een mobiliteitskaart van Shuttel te geven. Hiermee hebben zij onder meer toegang tot alle vormen van openbaar vervoer. Ook zijn drie mobiliteitshubs van Hely geplaatst met deelbare e-bikes en elektrische auto’s, die gereserveerd en gebruikt kunnen worden via de Hely app. “Normaal pakte ik de auto naar het volgende dorp en nu de deel-eBike. Dan zie ik nog wat van het Brabantse landschap en ik ben met de binnendoor-route niet meer tijd kwijt dan met de auto”, licht Gabriel Jas, Projectmanager Huis van Roosendaal bij de Gemeente Roosendaal toe.

De hubs worden in 2021 ook opengesteld voor omwonenden en lokale ondernemers. Erik-Jan Blook, Senior Beleidsadviseur Maatschappij bij de Gemeente Roosendaal: “Als werkgever is de mobiliteitsstroom belangrijk voor ons en ‘practice what you preach’; we zijn overal bezig om dit soort zaken uit te dragen en dan moeten we ook het goede voorbeeld geven en nieuwe dingen proberen. Achteraf kan ik wel lachen om hoe ik heb zitten klooien met het laden van de elektrische auto.”

Zowel de Shuttelkaart als de vervoersmiddelen in de hub kunnen zowel zakelijk als privé worden gebruikt. Zakelijke reizen bekostigt de gemeente en privéreizen betalen de werknemers zelf. Hierdoor behoren declaraties voor zakelijke reizen tot het verleden en heeft de gemeente één contractrelatie.

Over de totaaloplossing die Shuttel en Hely leveren bij de gemeente zegt Gabriel Jas: “Inspiratie voor onszelf, een stap naar duurzaam en meteen een stap verder en andere delen van de stad dezelfde dienstverlening geven: dit zijn meerdere stappen in één. Ik ben hartstikke trots!“

De wet- en regelgeving rond het uitkeren van de reiskostenvergoeding voor bedrijven en organisaties in de (semi)-publieke sector verandert per 1 januari 2022. Met als gevolg dat de werkgever alleen de reiskosten onbelast mag vergoeden voor de dagen dat de werknemer daadwerkelijk reist. Dit zal voor veel bedrijven en organisaties enorme administratieve rompslomp met zich meebrengen. Eén organisatie hoeft zich daar in ieder geval geen zorgen om te maken. In deze casestudie bespreken we waarom zorgverlener Indaad twee jaar geleden heeft gekozen voor het gemak en de voordelen van Shuttel.

Zorgverlener Indaad maakt al sinds 2019 gebruik van Shuttel. Dat betekent dat de circa 50 werknemers met een alles-in-één-kaart al geruime tijd maximale keuzevrijheid hebben op het gebied van mobiliteit, terwijl alle transacties online worden bijgehouden.

Een van de grote voordelen van deze oplossing is dat de gebruikers hun trein-, tram- of busreis niet hoeven voor te schieten. En medewerkers die hun eigen vervoer gebruiken, geven eenvoudig hun gereden kilometers door. Zo krijgen zij precies de juiste vergoeding en ligt Indaads vergoedingenbeleid volledig in lijn met de op handen zijnde wijzigingen.

Veel zorgverleners van Indaad zijn dagelijks onderweg naar en met cliënten, zegt office manager Eveline de Gouw. De ene medewerker reist met eigen scooter of auto, een ander maakt gebruik van OV of deelvervoer. Wie met een eigen vervoermiddel reist, kan de gemaakte kilometers heel eenvoudig vastleggen in hun Mijn Shuttel-omgeving, terwijl een medewerker die van het OV gebruikt maakt, alleen maar hoeft in- en uit te checken.

Eveline de Gouw, office manager Indaad

,,Als bedrijf vinden wij het belangrijk om onze medewerkers te faciliteren om op elk moment van de dag bij elke afspraak een passende vervoersmanier te kiezen. Daarbij willen we ze administratief ontlasten.’’

Collega’s van De Gouw reizen alleen, maar vaak ook samen met cliënten. Meestal door Amsterdam en omgeving, soms ook door het hele land. De Shuttel-app biedt volgens haar een goede ondersteuning bij het plannen van de snelste route, maar de grootste verbetering ten opzichte van de oude mobiliteitssituatie is de administratieve verlichting die het gebruik van Shuttel biedt.

Tot 2019 had de zorgverlener uit Amsterdam nooit samengewerkt met een vaste mobiliteitspartner. Indaad besloot anders na te denken over invulling van mobiliteit en kwam uit bij Shuttel, dat al snel op de werkvloer werd geïntroduceerd. De zorgverlener heeft Shuttel ingezet naast het gebruik van eigen poolauto’s en eigen bedrijfsfietsen. ,,Shuttel was voor ons de manier om meer keuze te bieden op mobiliteitsgebied’’, aldus De Gouw.

Vlak voor de implementatie heeft Shuttel een presentatie op locatie bij Indaad gegeven. Daarin werd onder meer uitgelegd hoe de app precies werkt, welke mogelijkheden Shuttel qua vervoer allemaal biedt en hoe je de Mijn Shuttel-omgeving kan gebruiken. Ook de administratieve afhandeling kwam aan bod. De begeleiding vanuit Shuttel verloopt prettig, aldus de office manager. ,,Als we vragen hebben, nemen we contact op met de helpdesk. Deze is goed te bereiken en denkt mee in oplossingen.’’

Medewerkers van Indaad maken al zo’n twee jaar dankbaar gebruik van de diensten die Shuttel biedt. Ze zijn zeer te spreken over de vele vervoersmogelijkheden. Ander groot voordeel is dat je als werknemer geen bonnetjes hoeft te bewaren en dat de reis niet uit eigen zak voorgeschoten hoeft te worden.

Het coronavirus en de wijziging in de wet- en regelgeving rond de vaste reiskostenvergoeding hebben niet of nauwelijks geleid tot een veranderende mobiliteitsbehoefte, aldus De Gouw. ,,In de eerste lockdown-periode hebben we weliswaar iets meer vanuit huis gewerkt en dus ook iets minder gebruik gemaakt van Shuttel, maar dat is gelukkig snel weer naar ‘normaal’ gegaan. Wij leveren ambulante zorg aan een kwetsbare doelgroep. Onze mensen zijn altijd doorgegaan met het leveren van zorg, dus ook met reizen.’’

Indaad: jong en dynamisch

Indaad is gespecialiseerd in het bieden van integrale zorg- en dienstverlening aan jongeren en jongvolwassenen uit Amsterdam en omgeving met een complexe meervoudige problematiek. De problematiek bestaat vaak uit een combinatie van een verstandelijke beperking, gedragsproblemen, psychopathologische stoornissen, zorg- en hulpmijdend gedrag en een ontoereikend sociaal netwerk. Indaad is een multicultureel bedrijf dat bestaat uit jonge en dynamische mensen, met een gemiddelde leeftijd van 33 jaar. Ze zijn creatief, positief, gedreven, geduldig, integer, humoristisch en hebben een hoog energieniveau

Als Senior Manager of Staff is Nienke van Es iedere dag bezig met het reilen en zeilen van de consultants bij Nextview. Het bedrijf bestaat In Nederland uit zo’n 110 werknemers, die veel reisbewegingen maken. Om meer flexibiliteit, overzicht én duurzaamheid te bewerkstelligen maakt het bedrijf sinds een aantal maanden gebruik van Shuttel.

“Nextview is een toonaangevende, onafhankelijke Salesforce Partner voor Noord-, Midden- en Oost-Europa”, legt Nienke uit. “Wij helpen onze klanten met digitale transformatie door het combineren van customer experience en Design Thinking methodologieën. Daarvoor hebben wij in Nederland, Duitsland, Polen en Tsjechië zo’n 200 mensen in dienst. Omdat onze consultants vaak bij klanten komen, is het noodzakelijk om een goed systeem te gebruiken dat ervoor zorgt dat mobiliteits- en duurzaamheidsdoelstellingen makkelijk behaald kunnen worden.”

Niet alleen de mobiliteit van de werknemers van Nextview was een de reden, ook de veranderingen in de mobiliteit speelden een rol bij de keuze voor Shuttel. Nienke: “Mobiliteit is de afgelopen tijd -sinds Covid- erg veranderd. Niet zo lang geleden was het vanzelfsprekend dat iedere consultant een leasewagen had, nu is het hybride werken versneld ingeburgerd geraakt. Die ontwikkelingen zorgden ervoor dat we op zoek gingen naar een systeem dat dit beter ondersteunt. Zo kwamen we uiteindelijk bij Shuttel uit.”

Nienke van Es, Senior Manager of Staff

“Een groot voordeel van het gebruik van Shuttel is de vele mogelijkheden en de flexibiliteit die het biedt”, vertelt Nienke. “De leaseauto is nog zeker niet de deur uit, maar met Shuttel kun je ook andere vervoersmiddelen aanbieden en aantrekkelijk maken.

Doordat Shuttel gebruikt kan worden voor de meeste vormen van vervoer, zoals deelauto’s en -fietsen, maar ook openbaar vervoer, is het de all-in oplossing waar we naar op zoek waren. En, niet onbelangrijk ook de dagen dat de werknemers thuiswerken worden met Shuttel vastgelegd. Alles komt vervolgens samen op één factuur, dit is ontzettend makkelijk.”

Daarnaast zit er voor de consultants bij Nextview nog een belangrijk, fiscaal voordeel aan het gebruik van Shuttel. Nienke legt het uit: “We hebben een tijdje geprobeerd om alleen met een mobiliteitsbudget te werken. Daar zitten -om het maar eenvoudig te zeggen- belastingtechnisch wat nadelen aan. Shuttel biedt fiscale optimalisatie aan door eerst reiskosten van een mobiliteitsbudget af te halen, voordat er belasting over geheven wordt. Zo voorkom je dat je geld weggooit en houden werknemers per saldo meer over.”

Nienke legt uit hoe Nextview met Shuttel werkt: “iedere medewerker ziet in de app zijn of haar mobiliteitsbudget staan. Iedere transactie kunnen ze volgen. Wanneer ze aan het eind van de maand nog budget over hebben, wordt dit restantbedrag overgemaakt. Zo weet iedereen in real-time waar ze aan toe zijn en hoeveel budget ze nog hebben. Dit wordt door de medewerkers als erg waardevol ervaren. Ook de flexibiliteit in verschillende mobiliteitsopties is mooi meegenomen. Voor onze backoffice medewerkers is het vooral heel prettig dat alles op één factuur terechtkomt.”

Als gecertificeerde B-corporation heeft Nextview duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Ook het behalen van duurzaamheidsdoelstellingen speelde volgens Nienke een rol bij de keuze voor Shuttel. “Als bedrijf willen wij in 2030 de helft van onze uitstoot van broeikasgassen reduceren en in 2050 helemaal net zero zijn. Shuttel helpt hieraan mee, omdat het inzichtelijk maakt waar de medewerker zijn mobiliteitsbudget aan besteedt. Zo kun je gericht kijken wat je kan doen om duurzamere vervoersmiddelen te stimuleren. Maak je de fiets of het OV nét wat aantrekkelijker dan de auto, dan zul je zien dat medewerkers hier ook sneller gebruik van maken.”

Nextview maakt nu een half jaar gebruik van Shuttel. En dat bevalt prima, vertelt Nienke. “Ik denk dat als je mensen meer vrijheid geeft in hoe ze hun mobiliteitsbudget besteden, ze deze ook graag pakken. Verder denkt het team van Shuttel ook erg pro-actief mee met nieuwe ontwikkelingen, die soms snel gaan. Met het oog op de toekomst willen we meer gaan kijken naar de mogelijkheden om duurzaamheid te stimuleren. Het is fijn dat we nu een platform hebben gevonden waarmee we gericht onze doelstellingen kunnen bereiken.