Case study 13 juni 2023 Leesduur: 0 - 1 minuten
Als IT-organisatie met klanten door heel Nederland en ongeveer 1.000 Nederlandse werknemers, heeft The Digital Neighborhood, dat momenteel een collectief van 11 bedrijven is, te maken met een breed scala aan mobiliteitsuitdagingen. Voorheen maakten zij gebruik van verschillende aanbieders, waardoor administratie onoverzichtelijk werd. Door Shuttel te gebruiken is dit nu vereenvoudigd. Waar voorheen meerdere facturen bijeengevoegd moesten worden, is dat er nu iedere maand maar één.
Desgevraagd schetst Fleet Manager Remco Frankin de situatie zoals die voorheen was: “De ene medewerker gebruikte een NS-businesscard, de ander had geen OV-vergoeding. Parkeren werd daarnaast los gedeclareerd. Je kunt je wel voorstellen dat dat een hoop declaraties met zich meebracht. Nu wordt dat allemaal via Shuttel gedaan. Dat scheelt een hele hoop papierwerk. Daarnaast zijn er diensten bijgekomen die we voorheen nog niet hadden: zoals laden en tanken in het buitenland of het gebruikmaken van Greenwheels.”
Voor een bedrijf als The Digital Neighborhood is het ontzettend belangrijk dat deze mogelijkheden er zijn, vertelt Remco. “Onze medewerkers hebben flexibiliteit nodig om op locatie te kunnen werken. Dat betekent soms een plek die dichtbij een stadscentrum of treinstation ligt, maar het kan net zo goed ergens op een industrieterrein zijn. In het ene geval is het openbaar vervoer het meest efficiënt, in het andere pak je de auto. De vrijheid om -waar nodig- te switchen tussen verschillende opties, zonder extra administratieve rompslomp, is wat Shuttel naar mijn mening een uniek bedrijf maakt.”
En er is nog een andere, belangrijke reden om gebruik te gaan maken van Shuttel: de CO2-rapportageplicht. Remco legt uit hoe het zit: “Eén van de voornaamste redenen om samen te werken met Shuttel is ook om te voldoen aan de CO2 rapportageplicht. De deadline hiervoor is inmiddels al twee keer verschoven, maar wij moeten natuurlijk als bedrijf met meer dan 100 medewerkers kunnen rapporteren over onze CO2-uitstoot per medewerker. Door Shuttel in te zetten voor al onze medewerkers, voldoen wij meteen met onze gehele groep, die bestaat uit meerdere bedrijven en ook alsmaar groter wordt, aan deze rapportageplicht. Shuttel kaartte dit ruim op tijd aan, en gaf ons ook het vertrouwen dat zij echt voorloper zijn op dit gebied. Dankzij Shuttel waren wij eigenlijk al klaar voor de rapportage op 1 januari 2023, de oorspronkelijke datum waarop deze wet in zou gaan. Dit is nu verschoven naar 1 januari 2024.”
Wil je net als The Digital Neighborhood voorbereiden op de CO2-rapportageplicht? In deze whitepaper geven we tips, voorbeelden en een helder stappenplan.
“Natuurlijk vereist iedere verandering een zekere aanpassing. Het was even wennen, maar uiteindelijk is het efficiënter om alles via één mobiliteitsapp bij te houden. De reacties zijn na enkele maanden heel positief. Het werkt makkelijk en snel, en met vragen kunnen ze altijd bij de helpdesk terecht."
Ook The Digital Neighborhood heeft de afgelopen jaren gemerkt dat de coronacrisis bepaalde veranderingen versneld heeft. Remco: “Terwijl IT-bedrijven al jaren bekend zijn met thuiswerken, is van afstand werken in korte tijd eerder regel dan uitzondering geworden. En waarom ook niet? Het kan efficiënt en zelfs kostenbesparend werken. Ook hebben medewerkers meer vrijheid over hun privéleven. Allemaal voordelen, die -mits goed bijgehouden- voor hogere productiviteit kunnen zorgen.”
Door Shuttel in de arm te nemen is die registratie nu grotendeels uit handen gegeven. Van de mobiliteitsvraagstukken van de werknemers als de verschillende wensen op thuiswerkgebied tot het correct toepassen van veranderende wet- en regelgeving als thuiswerk- en kilometervergoedingen: sinds begin 2023 besteedt het bedrijf dit uit aan Shuttel.
In de post-coronatijd lijken de veranderingen met betrekking tot duurzame mobiliteit steeds sneller te komen. Ook bij The Digital Neighborhood is dat een punt van aandacht, vertelt Remco: “Shuttel is hierbij een partner met de juiste know-how en de grootste hoeveelheid verschillende mogelijkheden. Dat is nuttig voor ons bedrijf. Neem de elektrificatie van het wagenpark. Dit is helaas (nog) niet mogelijk voor al onze medewerkers, vanwege de bereikbaarheid van sommige klanten en de grote afstanden die afgelegd moeten worden.”
“Daartegenover staan weer andere medewerkers waarbij gebruik van duurzame vervoermiddelen wel mogelijk is. Per trein, deelauto of ov-fiets: dit wordt via Shuttel gemakkelijk gemaakt. Zo werken we samen aan een duurzamer mobiliteitsplan binnen onze organisatie en zijn we tegelijkertijd altijd ruim op tijd op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen.” Het mobiliteitsbeleid van The Digital Neighborhood kent verschillende gebruikersgroepen waarbij Shuttel faciliteert in de mobiliteitsbehoefte, van leaserijders, medewerkers die met eigen vervoersmiddelen reizen en een reiskostenvergoeding ontvangen tot medewerkers met een mobiliteitsbudget.
Voor de werknemers van The Digital Neighborhood betekende de implementatie van Shuttel een verandering waar men mee om moest leren gaan. Dat viel volgens Remco reuze mee. “Natuurlijk vereist iedere verandering een zekere aanpassing. Het was even wennen, maar uiteindelijk is het efficiënter om alles via één mobiliteitsapp bij te houden. De reacties zijn na enkele maanden heel positief. Het werkt makkelijk en snel, en met vragen kunnen ze altijd bij de helpdesk terecht."
Aan de achterkant is Shuttel een uitkomst gebleken: een significante vermindering in administratie en facturatie. Voor Remco is de samenwerking een logische stap, en bovendien eentje die nu al zijn vruchten begint af te werpen. “Het contact met Shuttel is bovendien prettig en snel, ik zie het echt als een partnership. Maar ook wanneer we -bijvoorbeeld- iets met een vitaliteitsplan zouden willen doen, dan kan daar altijd op de korte termijn advies over ingewonnen worden. Je merkt dat het een bedrijf is dat actief meedenkt: van aanvraag tot implementatie, of het nou gaat om een tankpas of laadpaal. Het is altijd goed om datgene dat veel tijd en moeite kost, over te laten aan een partij die daar expert in is. Daarnaast werkt het gewoon veel efficiënter: alle data is op één plek beschikbaar, wat een enorme verademing is.”
Shuttel maakt mobiliteit binnen jullie organisatie (kosten)efficiënter, duurzamer en gemakkelijker — zo ook de verplichte CO2-rapportage. Vraag nu een gratis demo aan en ontdek waarom al meer dan 125 grootzakelijke organisaties voor Shuttel hebben gekozen.
